ניהול הוצאות העסק הוא אחד הקשיים איתם מתמודדים מנהלי עסקים ועצמאיים.
הוצאות העסק מורכבות מסעיפים וסכומים שונים, ישנן הוצאות ישירות, קבועות ומשתנו. ישנן הוצאות "בונקר" וכאלה שניתן "לשחק" איתן קצת מבחינת מועד החיוב. ישנן הוצאות ידועות ומוכרות ואחרות שתמיד מתפספסות ונשכחות במניין הכמותי ועוד ועוד ועוד…
לאחרונה התחדדה החשיבות של ניהול הוצאות העסק בכלל ושל פעילות התזרים בפרט, עסקים רבים גילו שחשבון הבנק מתקשה לעמוד בהפתעות והוצאות בלתי מתוכננות, בעיקר בתקופות בהן רמת ההכנסות והרווחיות נמוכות מהרגיל.
שליטה חלקית בלבד בהוצאות העסק מפרה לעתים את האיזון בין הכנסות להוצאות ויוצר "הפתעות" איתן קשה הרבה פעמים להתמודד.
"הפתעות" אלה המשפיעות בין היתר גם על חשבון בנק, גם על ההתנהלות השוטפת וגם (ולא פחות חשוב) על יעילות העשייה שלנו כמנהלים ומתפעלים בעסק.
כדי לנסות להימנע ממצבים אלה הפוגעים בתפקוד העסק ובמטרה להקל על המעקב אחר ההוצאות, לרבים מלקוחותיי אני ממליצה לעבוד לפי שיטת הבסיס המצטבר שיטה פשוטה שכל אחד יכול ליישם בעסק שלו ומאפשרת ניהול כל ההוצאות (כמעט) בלי הפתעות.
איך זה עובד?
שלב 1 – רושמים את כל ההוצאות הקבועות, הכוונה לאותן הוצאות שיורדות כל חודש על בסיס קבוע, (גם אם סכומם לא קבוע ב100%). רשימה זו תהווה את המסגרת לשיטת הבסיס המצטבר
שלב 2 – נרשום את התוספות המשתנות, הכוונה לאותן הוצאות שנוספות מידי חודש ואינן קבועות או ידועות מראש. רשימה זו תהווה את החלק המצטבר של שיטת הבסיס המצטבר
שלב3 – רשמו צפי הוצאות, הכוונה לאותן הוצאות שאין לכם וודאות לגביהן עדיין אך הן צפויות להידרש לתשלום במועד הנקוב. הוצאות אלה יירשמו תחת סעיף "צפי" לזיהוי
שלב 4 – בשלב זה מאחדים את כל הנתונים ומקבלים פירוט של כל ההוצאות הצפויות
טיפים לשיפור וייעול השיטה
- ציינו תאריכים לחיוב/תשלום
- ציינו צורת חיוב (הו"ק, צ'ק, העברה)
- הבדילו (בצבע או ציון) בין הוצאות קבועות, משתנות צפויות
- שבצו הוצאות בלתי מתוכננות בהתאם למחזורי הפעילות
- אל תשכחו להכניס להוצאות הקבועות את כל הו"ק, כרטיסי אשראי וכו'
- זכרו שחיובים קטנים מצטברים לסכומים גדולים, ציינו גם אותם
- בצעו מעקב והתאמות אחת לחודש לפחות
בעזרת הבסיס המצטבר מנהלים מעקב של ההוצאות הצפויות בעסק ומוודים מראש שיש יכולת לעמוד בהן.
יתרון נוסף לשיטת הבסיס המצטבר הוא העובדה שהוא מהווה פלטפורמה מצויינת לבנייה וניהול תזרים מזומנים בעסק ע"י הוספת לנתונים שהצטברו נתוני הכנסה.
איך שיטת הבסיס המצטבר עוזרת לכם לנהל את ההוצאות בעסק?
תחילה היא מציגה את תמונת מצב מלאה ורחבה בכל זמן נתון, בלי "פספסתי" או "שכחתי" ובעיקר מאפשרת לנו זיהוי והיערכות מראש.
במידה וצופים (מראש!!) חוסר איזון בין ההוצאות להכנסות וחוששים מחריגה בחשבונות הבנק, יהיה מספיק זמן לפעול לטיפול המצב, עוד לפני שהוא "קורה" ע"י הגברת הגבייה, עדכון תשלומים או פניה מסודרת לבנק. האפשרות להיערך מראש לתרחישים שונים מסייעת לא רק במציאת פתרונות כספיים למצב אלא גם בהפחתת המתח והלחץ בעקבותם
אם יש אפשרות לכסות את הפער בכוחות עצמיים, מומלץ לעשות זאת יום לפני הופעת החריגה בחשבון (הרי במלא ביום החריגה תרוצו בלחץ להפקיד את הכסף כי התקבלה הודעה לנייד או מפקיד הבנק שהחשבון חורג) לכן במקום לחכות להודעה שמגיעה אחרי שהחשבון חורג ומזוהה כ"בעיה" נערכים ומטפלים בכך מראש.
במידה ומזהים קושי בהתמודדות עצמית עם החריגה בזמן, עדכנו את הבנק מראש ובצורה מסודרת בניסיון למצאו יחד פתרון.
ככל שהבקשות מעין אלה יוגשו לפני מועד הופעת ה"בעיה" בפועל וככל שהחשבון יופיע פחות על צג הבנקאי כ"בעיה לטיפול", דירוגו הפנימי יהיה גבוהה יותר ולפקיד הבנק יהיה קל יותר לעזור ולכם יהיה זול יותר לשלם על כך.
יש שאלות? משהו עדיין לא ברור? מתלבטים? צרו קשר או השאירו פרטים ואשמח לכוון ולייעץ
