"לא מצליח להשתלט על המינוס בחשבון. אני כל הזמן על הקצה ולא רואה את הסוף…"
זה המצב ברוב חשבונות הבנק העסקיים (וגם הפרטיים) בארץ, ניצול קבוע ומלא של מסגרות האשראי וחריגות גם מעבר למסגרת עצמה
בחברות רבות אליהן אני מגיעה לייעוץ או ליווי עסקי עולה שהמסגרת הפכה להיות "האפס" ממנו מתחילים לחשב חריגה
בעסקים רבים המבקשים להבין לאן נעלם הכסף ולמה הם תמיד במינוס, רואים שרק במצב של חריגה מהמסגרת מתחילים להתייחס למצב חשבון הבנק ולדאוג לכיסוי החריגה
וכל זאת למרות שבפועל ניצול המסגרת היא כמו לקיחת הלוואה במחיר מופקע ועם עלויות גבוהות מאוד
ניצול מסגרת האשראי על בסיס קבוע היא כמו לקיחת הלוואה לכל דבר ועניין, רק שרוב בעלי העסקים לא נוטים לא להתייחס למסגרת כהלוואה וכך היא "נבלעת" בתוך המינוס והופכת להלוואה עומדת שהעסק משלם עליה ביוקר
עצמאיים רבים מדווחים על הוצאות מימון גבוהות ולא הגיוניות.
ניצול קבוע ומלא של מסגרת האשראי בחשבונות הבנק מתורגמת ישירות להוצאה קבוע בהוצאות המימון של העסק, סעיף שכמעט לא מתייחסים אליו בדוחות הכספיים (וניתן לצמצם אותו בקלות יחסית)
אבל מה?? זה לא חייב להיות כך! חברות ועסקים רבים מצליחים להתנהל בניצול זמני בלבד של מסגרת האשראי הבנקאית
רבים מהעסקים אותם אני מלווה החלו את דרכם בחריגות גבוהות ובניצול כמעט קבוע של מסגרות האשראי וכיום מנוהלים ללא ניצול המסגרת הבנקאית.
היופי בדבר הוא שכמעט כל עסק יכול לשדרג את ההתנהלות הפיננסית ואת ניהול הכספים בעזרת מספר פעולות שכל אחד יכול ליישם
הבסיס זה להכיר את המספרים האמיתיים בעסק ועל כך כתבתי בהרחבה בכתבה קודמת (מוזמנים להיזכר) בגדול הבסיס אומר שכדי לצמצם את ניצול המסגרת ולהקטין את המינוס בחשבונות השונים עלינו להכיר את המספרים האמיתיים בעסק, להבין מה כל אחד מהם משקף ומה ההקיפים האמיציים כל של סעיף.על איך לעשות זאת באופן עצמי כתבתי כאמור בכתבה הקודמת.
השלב השני והמאוד מאוד חשוב בצמצום החריגות בחשבונות הבנק הוא ניהול תזרים המזומנים זה אולי נשמע כמו פתיח מפוצץ אבל זה ממש לא, זה מהלך שכל אחד יכול ליישם בכוחות עצמו או עם עזרה מקצועית נקודתית אצלו בעסק ובאמצעותו להימנע ממינוס בחשבונות הבנק, להקטין משמעותית את הוצאות המימון בעסק ולא פחות חשוב לחסוך הרבה לחץ וכאבי ראש איתם מתמודדים עצמאיים רבים כשחשבון הנבק שלהם במינוס והם נדרשים "לכסות את המינוס" במיידי כדי שצ'קים יכובדו וחיובים לא יחזרו אכ"מ
בתור התחלה, נעשה סדר – מה נותן תזרים מזומנים?
צפי – תזרין המזומינם מראה מה הן התנועות הצפויות בחשבונות הבנק השונים, מה היתרות הצפויות בכל אחד מהחשבונות ומה הפער הצפוי בכל שלב בחודש. ככלל, אפשר להגיד שהתזרים מראה לבעליו איך ייראה חשבון הבנק שלו בעתיד
מתריע – תזרים המזומנים בעצם מתריע על פערי תזרים וחוסר כסף נזיל בעסק. הוא מקטין את "ההפתעות" הבעייתיות שגורמות לחשבון בנק להיכנס ליתרת חוב או במילים אחרות, התזרים מקטין משמעותית את החריגה מהמסגרת אשראי המאושרת כפי שנהוג לכנות במחוזותינו מקטין את המינוס בחשבון
תכנון – עצם הידיעה איך ייראה חשבון הבנק ומה פערי האשראי הצפויים מאפשרים לבעל העסק להיערך מראש ולתכנן מבעוד מועד איך "לטפל" בחוסרים בתזרים. משמע, אם התזרים מזהה שבעוד שבועיים יהיה מינוס בחשבון, יש למנהל התזרים מספיק זמן להיערך לכך, בצורה רגועה ומסודרת, מבלי שזה פוגע בהתנהלות השוטפת והיצרנית של העסק
ושלא תתבלבלו! ניהול תזרים מזומנים הוא פשוט למדי וכל אחד יכול לנהל בעצמו ובקלות תזרים מזומנים!!
האתגר הוא בבניית תזרים המזומנים אבל בשביל זה אנחנו כאן
בעסקים בהם אני מנהלת כספים במיקור חוץ כחלק מתהליך הליווי השוטף, ניהול התזרים נעשה על ידי בצורה הכי מקצועית ויעילה בעזרת קובץ אקסל ייעודי שבניתי
מבינים? לא חייבים תוכנות יקרות ומסובכות כדי לנהל תזרים מזומנים בעסק, גם קובץ אקסל פשוט שבנוי נכון עושה עבודה מצויינת ונותן מענה מלא לכל הצרכים. יתרה מזו, הוא מאפשר שליטה מלאה ומעורבות שוטפת בנעשה, דבר המשאיר את מנהל הכספים תמיד "בעיניינים"
תזרים המזומנים כולל צפי הכנסות והוצאות לפי מועדים (גם אם הסכום או המועד לא "בטוח" נרשמת הערכה) ובנייתו מתבססת על תנועות קבועות אליהן מתווספות תנועות משתנות המתעדכנות בצורה שוטפת כך שתזרים המזומנים בעצם משקף תמונת מצב עדכנית ונכונה תמיד
מה חשוב שיהיה בתזרים מזומנים כשבונים לבד?
תאריך – ההמלצה היא לנהל תזרים מזומנים יומי ובכל יום לרשום את כל התנועות לאותו יום בשורה נפרדת כדי שהתמונה תהיה מיטבית ורחבה ככל שניתן. בעסקים מסויימים ניתן לצמצם את התפעול לתזרים שבועי, אך זו פריבילגיה ששמורה לעסקים מעטים מאוד ותלויה באופי העסק וההתנהלות הפיננסית השוטפת שלושם המוטב – מי מקבל תשלום או משלם דוגמת שם לקוח/ספק, רשויות וכו'. עם הזמן שם המוטב יאפשר לכם לקבל נתונים לאורך תקופה על תשלומים ותקבולים שוניםהערות – בגין מה התשלום/תקבול –אמצעי התשלוםסכום הכנסה/הוצאהיתרה מצטברת (באקסל פונקציה צוברת)סכום חריגה מהמסגרת (באקסל פונקצית if)לקבלת מדריך מפורט לבניית תזרים שלחו הודעה או מייל אלי yaelbarlev9@gmail.com והמדריך המלא בדרך אלכם 
על מה להקפיד בבנייה ועבודה עצמית עם תזרים מזומנים?
בזמן בניית התזרים הקפידו לרישום כל התנועות הצפויות, לפחות חצי שנה קדימה כדי שתתקבל תתקבל תמונה רחבה מספיק ותזרים מספיק ארוך לעבודהנתחיל בהוצאות:
1. בהתחלה רשמו סעיפי הוצאה היורדים מידי חודש בסכומים ומועדים קבועים כמו הוראות קבע, שכירות וכו'
2. הוסיפו סעיפים חודשיים קבועים בהם המועד קבוע אבל הסכום לתשלום משתנה מידי חודש כמו מיסים, ספקים ומשכורות. בהערכת הסכום מומלץ לרשום סכום קצת יותר גבוה מהממוצע או הצפי כדי לשמור על מרווח ביטחון
3. בשלב הבא רשמו הוצאות משתנות וודאיות כמו צ'קים או התחייבויות להעברה שידועות לכם לתקופה המדווחת אבל אינם קבועים
ועכשיו להכנסות:
1. בעמודת ההכנסות רשמו נתונים וודאיים לצד תקבולים מוערכים (אך במקרה זה הקפידו לרשום סכום הנמוך במקצת מהממוצע). אם ההכנסות מתקבלות על בסיס יומיומי (דוגמת כרטיסי אשראי) פרטו סכומים יומיים, אם התקבולים הם במועדים קבועים רישמו אותם בהתאם ואם לא ניתן לדעת מראש את מועד קבלת הכספים (כי הגבייה לא קבועה) מומלץ לרשום את הצפי תקבולים בסוף כל חודש, בצורה כזו התזרים יכול רק "להפתיע לטובה" אם הכסף יתקבל לפני
אחרי שתזרים המזומנים בנוי ומתחילים לעבוד איתו, חשוב שהעדכון והמעקב יעשה על בסיס קבוע, כשהכניסה לחשבונות הבנק, השוואת הפעילות לתזרים והתאמת הנתונים לביצועים בפועל נעשית לי אופי העסק ובהתאם לצורךאגלה לכם סוד מקצועי, אני מתחילה את היום שלי בחשבונות הבנק והתזרים המזומנים של העסקים בהם אני מנהלת את הכספים, זה מאפשר לי לצאת ליום הפעילות רגועה ובשליטה
מאוד ממליצה לכל בעל עסק לנהוג כך, אבל לא חובה, אפשר לעשות זאת בכל שלב שנוח מבחינת פעילות העסק כל עוד זה נעשה על בסיס קבוע ועקבי (רצוי על בסיס יומי אך לא נחוץ בכל העסקים)
טיפ – בהכנסות תקטינו ציפיות ובהוצאות תגדילו
כך תהיו בשליטה כמעט מוחלטתתוכלו להתנהל במסגרת התזרים בשלווה וברוגעלתזרים יהיה קשה מאוד להפתיע אתכםעבודה עם תזרים מזומנים איכותי חיונית לשלווה ניהולית ולצמצום החריגות וההפתעות בחשבונות הבנק – אפשרו זאת לעצמכם!!
אם ההסבר לא מספיק ותרצו לקבל מדריך מפורט לבניית תזרים שלחו הודעה או מייל אלי yaelbarlev9@gmail.com והמדריך המלא בדרך אלכם
אם הנושא קרוב לליבכם, תנו סימן, שתפו בתלוותים ומהניסיון שלכם ואם יש שאלות נוספות לגבי תזרים המזומנים שתפו אותי כדי שאוכל לתת מענה ולענות
רוצה לתת לכם כמה שיותר כלים יישומיים מעולים שבאמת יעזרו לכם להתמודד נכון ובשלווה עם ניהול הכספים בעסק, שוט!
