כמה קשה לשמור על המסגרת בחשבון? ולמה כל כך הרבה עסקים (ומשקי בית) בישראל מדווחים שלמרות הרבה עבודה לא מצליחים משתלט על המינוס ובפועל חשבון הבנק של העסק כל הזמן על הקצה, או גרוע מכך… חשבון הבנק חורג.
רבים פונים אלי לייעוץ פיננסי לעסקים שלהם ומבקשים להבין אם אפשר לנהל עסק בלי להסתמך על הלוואות מהבנק, גיוס אשראי, חריגות ומסגרות.
במסגרת ייעוץ כלכלי לעסקים ניתנת הזדמנות להיחשף לדרכי פעילות שיכולות להביא את העסק שלהם לכדי התנהלות פיננסית וכלכלית נכונה ורגועה יותר…
המפגש בין חריגה בחשבון הבנק וייעוץ פיננסי לעסקים
ברוב החברות ומרבית העסקים בישראל, המסגרת הפכה להיות "האפס" ממנו מתחילים לחשב חריגה. הדבר נכון הן בעסקים קטנים או עסקים בתחילת הדרך אך גם מנהלים ועצמאיים בעלי ניסיון רב נוטים לכך.
כמו שאני מרבה להסביר בהדרכות ובפגישות של ייעוץ כלכלי לעסקים, למרות ההתייחסות הרווחת לפיה כל עוד החשבון נמצא במסגרת הכל תקין, ניצול המסגרת היא כמו לקיחת הלוואה יקרה בתנאים גרועים.
בפועל, לא רק שלא נוטים להתייחס אליה כך והיא אף "נבלעת" במינוס הקבוע בחשבון וככה הופכת בלי שנרגיש להלוואה קבועה (שלא קטנה אף פעם) שמשלמים עליה ביוקר כל הזמן.
אבל זה לא חייב להיות כך! כשאני מגיעה לייעוץ וליווי עסקי, בין אם מדובר בייעוץ כלכלי או ייעוץ לקראת גיוס אשראי לעסקי, אני אוהבת לחשוף בפני בעל העסק את התמונה הכוללת, למה העסק הגיע למצב שהוא צריך הלוואה נוספת, למה חשבונות הבנק כל הזמן בחריגה והכי חשוב מה אפשר לעשות אחרת כדי שהמצב ישתפר.
בשיחות עם בעלי עסקים ומנהלים אליהם אני מגיעה לייעוץ פיננסי, אני מרבה לשתף לגבי עסקים שמצליחים להתנהל בניצול זמני של המסגרת בהתאם לצרכים נקודתיים ומשתנים לקראת משכורות, מועדי תשלומי ספקים ואפילו רשויות.
חלק מהעסקים אותם אני מלווה או משמשת כמנהלת כספים במיקור חוץ שלהם מתנהלים לרוב בלי לנצל את מסגרות החח"ד שלהם וחלקם אפילו בפלוס בחלק ניכר מהזמן, בין היתר בעזרת מהלכים שכל אחד יכול ליישם:
- הכרת המספרים בעסק – בסיס העבודה בניהול כספים בעסק והתנהלות פיננסית נכונה זה להכיר את המספרים האמיתיים בעסק. על כך כתבתי גם בעבר (מצרפת לכם אם תרצו לקרא גם https://bit.ly/3DlnLws)
- ניהול תזרים המזומנים בעסק – כלי נוסף וחשוב לצמצום החריגות וניהול הכספים בעסק. לתזרים המזומנים הרבה יתרונות, כשעיקריים שבהם הוא הסיוע בניהול הכספים בעסק, שמירה על המסגרות הבנקאיות ולא פחות חשוב יצירת סביבת עבודה רגועה ויציבה לאורך זמן על ידי כך שהוא בעצם מראה איך צפויים להיראות בחשבונות הבנק, מאפשר לתכנן ולהיערך מראש ובשקט ובכך מונע הפתעות, לחצים וצורך בעוד הלוואות דחופות יקרות כי הוא בעצם מתריע על מראש פערי אשראי וחוסר כסף נזיל.
זה אולי נשמע קצת מפוצץ אבל זה ממש פשוט וקל. האתגר אולי הוא בבניית תזרים המזומנים עצמו, אבל את זה עושים רק פעם אחת ובשביל זה אני כאן, כדי להקל על האתגר ולהסביר איך בונים תזרים מזומנים לבד.
כמנהלת כספים במיקור חוץ אני אחראית בין היתר על חשבונות הבנק ועל ניהול תזרים המזומנים ואני עושה זאת על בסיס יומיומי ובצורה הכי מקצועית בעזרת קובץ אקסל ייעודי שבניתי וזו הנקודה הראשונה לבניית תזרים מזומנים, לא חייבים תוכנות יקרות ומסובכות – אקסל בנוי נכון עושה מצוין את העבודה.
בנייה תזרים מזומנים – שלב השלד
1. פתיחת קובץ אקסל.
2. רישות כותרות התזרים העתידי בתאים A1, B1 וכן הלאה.
- תאריך.
- שם המוטב.
- הערות – בגין מה התשלום/תקבול.
- צורת התשלום.
- סכום הכנסה/הוצאה.
- יתרה מצטברת (באקסל פונקציה צוברת).
- סכום חריגה מהמסגרת (באקסל פונקצית if).
- תחת כותרת תאריך רשמו תאריכים של החודש העוקב לבניית התזרים על בסיס יומי.
התזרים כולל צפי הכנסות והוצאות לפי מועדים ותפקידו העיקרי הוא לשקף את תמונת העתידית בחשבונות הבנק של העסק בהסתמך על תנועות קבועות אליהן נוספו תנועות משתנות. התזרים מנוהל ומתעדכן בצורה שוטפת לכן הוא בעצם משקף תמונת מצב עדכנית ונכונה שיכולה לשמש לניתוח עסקי או ברורים כספיים בעתיד (אבל זה לפעם אחרת…).
בניית תזרים מזומנים – שלב הזנת נתונים חוזרים
- רשמו בתא הרלוונטי בקובץ האקסל שבניתם בהתאם לכותרת והמועד בחודש את סעיפים הוצאה שיורדים כל חודש בסכומים ומועדים קבועים כמו הוראות קבע, שכירות וכו'.
- הוסיפו סעיפים הוצאה חודשיים שיורדים כל חודש בצורה עקבית, אבל סכום התשלום משתנה מידי חודש כמו מיסים ומשכורות. בהערכת סכום ההוצאה הצפוי, כפי שאני מסבירה כשפונים אלי ליועץ עסקי מומלץ לרשום סכום קצת יותר גבוה מהממוצע או הצפי כדי להבטיח עמידה במסגרות.
שני שלבים אלה יהוו את הבסיס של תזרים המזומנים שלכם.
בניית תזרים מזומנים – שלב הזנת נתונים משתנים
- שכפלו את בסיס תזרים המזומנים שבניתם לחודש הראשון ללא כותרות לפחות 6 פעמים (משמע – תזרין מזומנים 6 חודשים קדימה לפחות) ושנו את החודש/השנה בתאי התאריכים החדשים.
- רשמו בתא הרלוונטי בקובץ האקסל המורחב את סעיפים ההוצאות המשתנות ושהינן בגדר הוצאה וודאית כרע כמו צ'קים או התחייבויות להעברה. בעמודת אמצעי התשלום ציינו אך התשלום מתבצע בפועל כי זה עשוי להשפיע על ניהול התזרים בעתיד (צ'ק ניתן חייבים להיערך לקראתו ללא שום אפשרות שינוי בעוד שהבטחה להעברה ניתנת לדחייה במידת הצורך).
בניית תזרים מזומנים – שלב ההכנסות
- בתא ברלוונטי בהתאם למועד התקבול המשוער בעמודת ההכנסות רשמו נתונים וודאיים לצד תקבולים מוערכים. במקרה של רישום הכנסות, כשמדובר בצפי ולא בנצתונים וודאיים, ממליצה לרשום סכום נמוך במקצת מהסכום הצפוי להתקבל.
- אם ההכנסות מתקבלות על בסיס יומיומי (דוגמת כרטיסי אשראי) פרטו סכומים יומיים.
ואם התקבולים הם במועדים קבועים רישמו אותם בהתאם. במקרה בו לא ניתן לדעת מראש את מועד קבלת הכספים (כי הגבייה או התשלומים לא קבועה) מומלץ לרשום את הצפי תקבולים בסוף כל חודש. בצורה כזו התזרים יכול רק "להפתיע לטובה" אם הכסף יתקבל לפני המועד הרשום בסוף החודש.
אחרי שבניתם את תזרים המזומנים שלכם מגיע שלב ניהול תזרים המזומנים. יש חשיבות גדולה מאוד לעדכון ומעקב קבוע של הנתונים על ידי כניסה לחשבונות הבנק, השוואת הפעילות בפועל לרישום בתזרים ודיוק הנתונים בהתאם לצורך.
טיפ פרקטי – אני מתחילה את היום בחשבונות הבנק והתזרימים של העסקים בהם אני מנהלת את הכספים, זה מאפשר לי לצאת ליום הפעילות רגועה ובשליטה מאוד ממליצה לכל בעל עסק לנהוג כך אבל לא חובה, אפשר לעשות זאת בכל שלב שנוח מבחינת פעילות העסק כל עוד זה נעשה על בסיס קבוע ועקבי (רצוי על בסיס יומי אך לא נחוץ בכל העסקים).
כפי שאני מסבירה לעסקים אליהם אני מגיעה לייעוץ עסקי או לגיוס אשראי לעסק, עבודה נכונה ועקבית עם תזרים מזומנים יכולה לשפר בעשרות מונים את ההתנהלות הכספית של העסק בין היתר על ידי צמצום חריגות והפתעות בחשבנות הבנק ולייצר סביבת עבודה רגועה ויעילה יותר שתוביל לגידול היקפי הפעילות, טיב העבודה ואת שורת הרווח של העסק.
יש שאלות נוספות? שתפו אותי ואשמח לתת מענה. רוצה לתת לכם כמה שיותר כלים יישומיים מעולים שבאמת יעזרו לכם להתמודד נכון ובשלווה עם ניהול הכספים בעסק, לכן אם משהו לא ברור, אם יש שאלות לגבי היישום או רוצים ליווי מקצועי לכל תהליך, אני כאן לענות על שאלות, לכוון ולייעץ.
זמינה בוואטסאפ 052-2696226 במסנג'ר https://www.facebook.com/YBLConsulting או במייל yaelbarlev9@gmail.com
