בעלי עסקים רבים פונים אלי לייעוץ וליווי עסקי לאחר שזיהו שמשהו בעסק לא עובד בעסק כמו שצריך והבינו שצריך ניתוח עסקי מקצועי להבין את הסיבות ואת הדרכים לשיפור.
אחד האתגרים הגדולים איתם מתמודדים מנהלים רבים הוא הצורך בגיוס אשראי לעסקים שלהם כדי לממן תשלומי משכורות לעובדים "כל חודש אני בלחץ להביא כסף למשכורות, לא תמיד מצליח לשלם בזמן ואני כבר בפיגור בתשלומים" – העסקת עובדים זה אחד לבטים הגדולים והבלתי מדוברים של בעלי עסקים ולשלם לעובדים משכורת בזמן אחד הפחדים הגדולים של רבים מהם.
הקושי בגיוס אשראי לתשלומי משכורות – למה כל מחודש נראה שאין מספיק כסף לשלם משכורות? איך קורה שלמרות העבודה המקצועית והרבה תמיד חסר כסף?!? ובכלל, כמה משכורות צריך לשלם בעסק כמו שלי?כמה העובדים אמורים להיות מועסקים בעסק? וכמה כסף העובדים אמורים "לייצר"?
אלה שאלות, שבמבט ראשון, לא תמיד ברור איך לפתור, אבל אחרי 18 שנה כיועצת ומלווה חברות ועסקים יודעת לומר בוודאות, שברוב המקרים יש דרכים לענות על כל השאלות האלה, לצאת מהלופ המלחיץ לפני עשירי לכל חודש וכמובן לשלם משכורות בזמן ובלי לחץ.
אז בואו נעשה סדר! כי מעבר לחובה החוקית והמוסרית לשלם לעובדים משכורות בזמן, העובדים הם הכוח המניע של העסק ומרבית העסקים זקוקים להם כדי לפעול.
כדי שתוכלו לעשות סדר גם אצלכם בעסק ולענות לעצמכם על כל השאלות, מצרפת אחת מהשיטות בהן אני עובדת עם עצמאים שמגיעים אלי לייעוץ וליווי עסקי לעסקים שלהם ובזכותה יש להם מספיק כסף לשלם משכורות לעובדים בזמן ובכלל. אלה השלבים, שלב אחר שלב, כדי שתוכלו ליישם אצלכם בעסק:
תחילה יש לעבוד ברמת העסק – כלומר לקבל מידע ו נתונים על העסק בכללותו.
הפעילות השוטפת העסק – בשלב הראשון נתחו את פעילות העסק כדי להבים את מסגרות הפעילות, מדדי הרווחיות וכו', אך הפוקוס במקרה זה הוא על המשכורות והעובדים לכן ניתוח פעילות העסק תיעשה ברמת ה"מאקרו" – הכנסות, הוצאות ישירות ועקיפות, הוצאות שכר ונלוות לעבודה, וכו'. המטרה היא לראות את תמונת המספרים הכללית.
ניהול עובדים בעסק – בחנו את דרכי ניהול העובדים הנהוגים כיום בעסק – התמקדו בניהול העובדים ככוח יצרני ושיתופי פעולה פנים אגוניים בכל הקשור לניהול העובדים, לרבות ניוד עובדים בין תחנות, עבודות או משימות, חלוקת תפקידי הנהלה, פעילות הנהלת הביניים אם היא קיימת ותחומי האחריות של כל אחד מבעלי התפקידים והנפשות הפועלות בעסק.
הפעלת עובדים – בררו את שיטות בניית תכנית העבודה של העובדים ככוח יצרני ואת אופן הפעלתם בשטח ובזמן אמת ככוח מניע ומוציא לפועל. האם קימת שיטה סדורה או התנהלות דינאמית, האם יש גמישות בחלוקת העובדים והפעלתם. האם יש מידור כלשהו בתוך העסק.
מטרת השלב הראשון היא לראות את תמונת העסק בכלל ובכל הקשור לניהול עובדים והפעלתם בפרט כדי להבין מהן האפשרויות לביצוע, מה הדכרים נכון לעסק לפעול ומה השיפורים בתחום שניתן ליישם בעסק כדי לראות תוצאות חיוביות.
השלב השני נמתמקד בעובדים עצמם, תפוקתם ועשייתם בפועל.
מיפוי כח האדם – מפו את כוח האדם בעסק בחברה בעזרת הכנת רשימה מסודרת של כל העובדים, לצד כל עובד ציינו את עלותו למערכת והערות במידה ויש
הפעילות בפועל – בדקו, בגין כל עובד ועובד, מה חלקו בפעילות העסק – פרטו מה כל עובד עושה, למה הוא אחראי ומה מידת המעורבות שלו ברמה העסקית, מקצועית והבינאישית. ציינו לא רק התפקיד הרשמי אלא מה בפועל הוא עושה, מה צורת העבודה שלו, יחסי האנוש, האם כל העשייה היא יצרנית או שיש דברים אחרים ומה הם. סעיף זה נועד לבנות לכל עובד פרופיל ארגוני
נחיצות תפעולית – בגין כל עובד בררו את מידת נחיצותו ותרומתו להכנסות העסקיות – בשלב הזה עוברים לניתוח פרטני, ובוחנים כל עובד כפרט בתוך פעילות העסק. האם הוא חלק ממערך או פועל לבד? האם יש בו ייחודיות מקצועית/עסקית או ידע/יכולת שאין לאחרים? מה חלקו בייצור העסקי (הכוונה היא בייצור ההכנסות ולא בייצור מוצר פיזי כמובן) עד כמה העשייה שלו תורמת בצורה ישירה ו/או עקיפה להכנסות, האם יש לו מחליף? האם יעיל? מנוסה? ועוד…
רווחיות אישית ועסקית – בחנו את מידת הרווחיות של כל עובד כפרט וכחלק מהעסק כארגון. המטרה הסופית של העסק היא להרוויח, ואחת המשימות היא לבדוק ברמת הרגון וברמת הפרט אם כל הוצאה נכונה ומוצדקת, לכן הסעיף האחרון של הבדיקה יעסוק ברווחיותו של כל עובד כפרט. מצד אחד חשוב לבדוק ולהבין מתוך הנתונים האם העובד "מחזיר את עצמו" ברמה הבסיסית ובנוסף לבחון האם מחזורי הפעילות, אופי העבודה, והעומס הנוכחי מצדיקים את העסקת כלל העובדים או שיש עובדים/תפקידים עודפים ולא רווחיים.
מטרת השלב השני היא לנתח ולהבין את כוח האדם בעסק תוך שימת דגש לעלויות ישירות ועקיפות, איכות ביצועים וכדאיות נפעלה ובסופו של דבר מה ניתן לעשות כדי לשפר את התוצאות העסקיות ואת הרווח הנקי.
כדי לאפשר לעסק שלך להגיע למועד תשלום המשכורות עם מספיק כסף ויכולת לשלם צריך למצוא את נקודת האיזון לשכר, כלומר, להבין את העלות תועלת של כל עובד ואת כדאיות החזקתו ביחס לעבודה ולרווחים. או במילים פשוטות יותר : לבדוק עד כמה משתלם לעסק להעסיק כל עובד?
כדי לעשות זאת צריך לבדוק את העלויות והתפוקות של כל עובד, תחילה ברמה התיאורטית כמו שציינתי מעלה) ואחר כך זאת על פרויקט עבר שנתוניו ידועים או במהלך עבודה עכשוית. המטרה היא להציף שאלות, לענות עליהן ולתרגם את התשובות למסקנות כמותיות (של זמן, כסף, מספר עובדים וכו').
מה השאלות שצריך לשאול ולנתח?
- האם כל העובדים עבדו/עובדים בצורה יעילה ומקסימלית במהלך כל חיי הפרויקט.
- האם במהלך העבודה יש "זמנים מתים" או "זמני התארגנות" בהם העובדים (כולם או חלקם) לא עבדו כי המתינו לציוד/הוראות/עבודה – אם כן כמה שעות כאלה? מה היו הסיבות? איך פתרו את הנושא בשטח?
- האם הגדרת התפקידים וחלוקת העבודה בפרןיקט היתה ברורה וידועה מראש?
- האם היתה גמישות? האם עובדין הועברו מתפקידם או גיבו אחרים במהלך העבודה? אם כן – למה? אם לא – למה לא?
אסביר באמצעות דוגמא של אחת החברות אליהן זומנתי לניתוח עסקי במטרה לבנות תכנית עבודה שתביא לשיפור הרווחיות בעסק, במהלך ניתוח החברה והצפת הקשיים השוטפים בה, עלה קושי ממשי בתשלום משכורות העובדים במועד ללא גיוס אשראי חיצוני. כחלק מהתהליך הניתוח העסקי בחנו גם את תמונת כוח האדם ואת נקודת איזון השכר ובכל הערוצים הממצאים היו דומים, יש "עובד ורבע" שמצמצמים את רווחיות העסק (לפעמים לכדי הפסד), משמע, העסק יכול לעמוד במחזורי הפעילות הנוכחיים עם עובד ורבע פחות וכך להרוויח יותר.
מה עלה מבדיקת הפרויקטים?
✔️ במצבים מסוימים יש עודף כ"א בזמן ומקום נתון – במהלך הבדיקות זמנים אלה נדגמים ונרשמים, חשוב לציין מי, כמה זמן ואם אפשר גם מה הסיבה ל"עודף" הנקודתי. למשל עובד א היה פנוי במשך 25 דק בזמן שיתר חברי הצוות הכינו את איזור העבודה, או עובד בהמתין במשך 15 דק' ששותפו יסיים להכין את המצגת וכו'.
✔️ חלוקת העבודה והתפקידים לא מספיק ברורה לכן נוצר כאוס והמתנה להוראות דבר הגורם לבזבוז זמן יצרני – לציין כמה עובדים חיכו, לקבלת הוראות, הסברים או החלטות ולמשך כמה זמן. אם הסיבה להמתנה כדאי גם לציין אותה על מנת לדעת איך ליעל את עשייה בעתיד. למשל, עובד א חיכה 10 דק שמנהלו יסיים שיחת טלפון ויגיד לו מה לעשות, עובד ב חיכה במשך 20 דקות שתתקבל החלטת הנהלה לגבי אופן ביצוע המהלך הבא וכו'. הכוונה היא להציף אץ כל הסיטואציות בהן עובדין אבדו זמן יצרני בהמתנה להוראות או לסדר מנהלי להמשך העבודה. מידע זה יאפשר לבעלים להגדיר מראש תחומי אחריות, שלבי ביצוע ועוד. גם הוראות סוטרות עלולות להיות מכשול הן מבחינת יעילות העבודה והן מבחינת טיבה.
✔️ פיזור עובדים מקטין את התפוקה הכוללת, את היעילות ואת השליטה של המנהל בשטח המטרה היא להבין אם יש יתרון או חיסרון בריכוז מאמצים במקום, האם פיזור העובדים למספר מוקדי עבודה, צוותים וכו' מיטיב עם היעילות כי כל אחת ממוקד יותר בעשייה יצרנית או מקטין את היעילות כי המנהל לא יכול להיות נוכח בו זמנית באתרים שונים והתקופה בלעדיו יורדת. סעיף זה רלוונטי לעסק עם הרבה עובדים וגם לעסק קטן עם עובד או שניים שתפוקתם מושפעת מנוכחות הבעלים (או לא).
✔️ יש לחץ לגיוס עבודות כדי לעמוד בהוצאות ולספק לכל העובדים עבודה דבר גורר קבלת עבודות פחות כדאיות רק כדי שתהיה עבודה – סיטואציה שקיימת בהרבה מאוד עסקים בהם במקום להתאים את המערכת לכמות העבודה ולצרכים העכשוויים נמצאים ברדיפה מתמדת אחר הכנסות לכיסוי ההוצאות ובוחרים לקחת גם עבודות פחות רווחיות, כדי לספק לעובדים תעסוקה ולייצר הכנסות (גם אם לא רווחים). כדי לבדוק סעיף זה יש לבחון את רווחיות העבודות, תהליך קבלתן, מרווח הזמן מגיוס העבודה לתחילתה בפועל, סיבת קבלת העבודה וכו'. מדובר בסעיף מורכב לניתוח עצמי שכן הבדיקה בו היא ברמה הרוחבית בעסק.
החברה המדוברת היא חברה מאוד מאורגנת וותיקה לכן הממצאים קצת הפתיעו אותם, אבל כשקיבלו את הנתונים וההסברים שעלו מהבדיקות התמונה החלה קצת להתבהר. ההמלצה במקרה הזה היתה:
- שחרור עובד אחד – איזה עובד❓ זה שבבדיקות זוהה כפחות חיוני לעסק (מושג שקיבל משמעות שונה לאחרונה) והכי מתאים לצמצום העלויות השוטפות והגדלת הרווחיות.
- הגדרת נהלי עבודה בסוגי פרויקטים שונים לרבות לוחות זמנים לביצוע ודיווח תקלות, ממצאים וביצועים.
- ריענון מבנה סמכויות וקבלת החלטות ופרקי הזמן המאושרים בין קבלת שאילתה לטיפולה בכל דרגות הניהול.
- מרווחי רווח מינימליים.
בעזרת הבדיקה ויישום המהלך תוך 3 חודשים הורגשה הקלה משמעותית ביכולת תשלומי המשכורות ועלייה ביעילות העבודה ומדדי הרווחיות פר עבודה.
זו כמובן שיטה אחת, חשוב להתאים את צורת העבודה, רמת הבדיקות ועומק ה"תחקיר" לגודל העסק, מורכבותו ויכולותיו לשינויים. אבל מניסיון, מדובר במהלך שעובד מצויין ומביא הרבה מאות תועלת, התייעלות ושיפורים גם בעסקים קטנים של עד 5 עובדים וגם בארגונים עם הרבה עובדים והיררכיית ניהול.
משהו בתהליך לא ברור? לא ברור איך ליישם אותו אצלך בעסק? אני כאן לענות על כל השאלות, לכוון ולייעץ.
יעל בר-לב – ייעוץ עסקי בגישה אישית – זמינה בוואטסאפ 052-2696226 במסנג'ר https://www.facebook.com/YBLConsulting או במייל yaelbarlev9@gmail.com
