במהלך ייעוץ פיננסי לעסקים עולה לא אחת שהוצאות העסק גבוהות ועד קשה לשלם אותן, זה קשה כלכלית אבל לא רק, כי קושי ולחץ כספיים עלולים לפגיע גם ביכולת הייצור והעבודה עצמה. לכן, כמו אני מסבירה הרבה פעמים ביועץ עסקי מומלץ לבדוק את הסיבות להוצאות הגבוהות והדרכים לצמצם אותן.
שעתיים – זה מה שצריך כדי לחסוך בהוצאות העסק
במסגרת יעוץ עסקי לעסקים קטנים ובכלל, אחת המטרות היא לשלם פחות ולהרוויח יותר, בין היתר על ידי צמצום הוצאות. ניתוח עסקי נותן תמונה מדויקת של מקור ההכנסות וההוצאות ומאפשר לבעל העסק לבצע מהלך אסטרטגי רחב ולטפל בכל סעיף בצורה פרטנית – ככה מגדיל את הרווח מפעילותו בלי להגדיל מכירות.
אחד הדברים המעצבנים בניהול עסק, זה לגלות שכסף נוזל מבין האצבעות, אחד ממקורות זליגת הכספים הן הוצאות "נשכחות", מדובר בדברים ישנים, רובם כבר לא רלוונטיים או נחוצים לעסק, אבל התשלום בגינם ממשיך לרדת על בסיס קבוע ובלי שנרגיש.
לרוב מדובר בסכומים קטנים יחסית (זו הסיבה העיקרית למה לא שמים אליהן לב!) שמצטברים למאות ואפילו אלפי שקלים בחודש (תלוי במקרה ובעסק). זו דוגמא מצוינת ל"נזילת כספים" סכומים קטנים, שכל אחד מהם שולי ולא משמעותי, אבל יחד יוצרים אבדן כספים לא מבוטל לעסק.
איך לבדוק אם גם אצלכם בעסק יש "נזילת כספים" לא ידועה?
בקלות ובפשטות!
ככלל, המטרה תהיה לבחון את כל סעיפי ההוצאות הקבועות בעסק, הכוונה היא לאותם סעיפים היורדים מידי חודש, רבעון או תקופה בצורה קבועה וסיסטמתית.
שימו לב לכמה דגשים חשובים:
- לרוב חיובים אלה נעשים בכרטיסי אשראי ולעתים בהרשאות לחיוב חשבון או הוראות קבע.
- הסכומים שהעסק משלם לא חייבים להיות זהים בכל חיוב, הם עלולים להשתנות ובכך להקשות על הזיהוי שלהם.
- דין פרוטה כדין מאה – סכומים קטנים מצטברים למספרים גדולים.
- מומלץ לתת דגש לסעיפי הוצאות המוכרים כאחראים על "נזילות כספים".
מהם סעיפי ההוצאות המוכרים בעולם הניתוח העסקי כאחראים על "נזילת כספים"?
- ביטוחים – הרבה פעמים עושים ביטוחים שעם הזמן הופכים לא רלוונטיים אבל ממשיכים "לרדת" כי לא בוטלו או הוקפאו. תתפלאו, אבל לא אחת קורה שמבטחים מכונה, ציוד, פרויקט, רכב או אפילו עובד ושוכחים לבטל אותו ברגע בסיום הפעילות או המכירה, כך שהכסף ממשיך לנזול!
- כפל ביטוחי – שמעתם על זה? מעולה! לכן חשוב לבדוק שלא ביטחנו את אותו הדבר במקומות שונים (בהרבה תחומים, כפל ביטוחי לא תקף בשעת הצורך ולכן ההוצאה מיותרת).
- אם יש לעסק סוכן ביטוח הבדיקה פשוטה ולרוב נעשית דרכו, אם אין לעסק סוכן ביטוח והביטוחים "מפוזרים" בכל מיני מקומות וחברות אפשר להיכנס ל"הר הבטוח" בכתובת www.fdigital.co.il או לפנות לסוכני ביטוח המתמחים בבטוחים עסקיים.
- ספקי נתונים – במהלך ייעוץ פיננסי לעסקים עולה לא אחת שלעסקים רבים התקשרות עם חברות המספקות סיכומי נתונים עסקיים דוגמת התאמות סליקה, הצלבת הוצאות וכו'. אלה נתונים חשובים אבל לא תמיד חיוניים לכל עסק או תקופה, לפעמים בעת מעברים או תהליכים פנימיים נדרשים דוחות חיצוניים לאימות נתונים שלאחר תקופה מוסדרים ואין בהם יותר צורך, אבל ממשיכים לרדת על בסיס חודשי.
- ספקי תכנה ותקשורת – המעבר בין ספקי התכנה והתקשורת נעשית כיום בקלות וכמעט ללא מעורבות הלקוח ולפעמים עסק מתחבר לספק תוכנה, תקשורת או תשתית אבל שוכח להתנתק מהקודם וכך יוצא שהוא משלם לשני ספקים על אותו מוצר/שרות מבלי שצורך אותם באמת.
- מידע מקצועי – מנויים על חומר מקצועי המועבר לרוב במייל כמו כתבי עט או סקרים לפילוח שוק. פעמים רבות המנוי נעשה לצורך ספציפי או בתקופה בה העסק נזקק מידע הנ"ל ומאז מגיע מידי תקופה מייל עם נתונים על הענף, עדכונים מקצועיים וחוות דעת מומחים אותם אף אחד לא קורא אבל משלמים בגינם.
איך בודקים? כפי שציינתי, רוב החיובים מהסוג הזה נעשים באמצעות חיובים ישירים שלא דורשים מעורבות פעילה של בעל החשבון כמו כרטיס אשראי, הרשאות לחיוב חשבון או הוראות קבע בבנק.
- הרשאות לחיוב חשבון – הרשאות לחיוב חשבון אלה סכומים שהספק רשאי לגבות מחשבון הבנק של העסק בצורה אוטומטית ללא צורך באישור בעל העסק. הסכומים המחויבים עשויים להשתנות מחיוב לחיוב בהתאם לדרישת הגובה. כדי לזהות חיובים ישנים ולא רלוונטיים מומלץ לבדוק את פירוט ההרשאות לחיוב חשבון בכל חשבונות הבנק של העסק. המידע נמצא באתר הבנק, לרוב תחת הלשונית "תשלומים". באותו מקום ניתן גם לבטל הרשאות לחיוב חשבון שלא נחוצות יותר בלחיצת כפתור "ביטול הרשאה לחיוב חשבון".
- הוראות קבע בבנק – הוראות קבע הם סכומים המועברים בצורה אוטומטית מחשבון הבנק של העסק לחשבון אחר אותם ניתן לבדוק ולבטל בדומה להרשאות לחיוב חשבון.
- כרטיסי אשראי – מקור מרכזי לחיובים שוטפים נשכחים… בדקו את פירוט כרטיסי האשראי של העסק במטרה לזהות חיובים שלא ידעתם שיורדים בצורה שוטפת בכרטיס האשראי (לרוב הוראות הקבע שנעשו מהכרטיס) ותשלומים כפולים או לא רלוונטיים מפעם. המידע נגיש באתרי חברות האשראי או בפירוט ההוצאות החודשיות. לביטול החיובים אפשר לפנות לבית העסק לחברת האשראי לחסימת הספק.
הערה חשובה! בדקו אם מתקבלות חשבוניות מס בגין ההוצאה ואם לא זו הזדמנות מצוינת לבקש אותן ולהוסיף אותן דיווח החודשי (ולהודיע לחברה על סיום ההתקשרות).
זה אלוי נשמע מפוצץ אבל זה לא! מדובר על השקעה של גג שעתיים ממנה תוכלו רק להרוויח!
או שתראו שהכל פיקס או שתמצאו "נזילות כספים" בעסק ותוכלו בקלות לחסוך בהוצאות העסק מאות ואלפי שקלים בחודש!
הכרת המספרים בעסק בכלל ויכול זיהוי מוקדי הוצאות בפרט מאפשרת לבעלי עסקים לבצע ניתוח עסקי וניהול כספים מדוייק ונכון יותר לעסק, דבר שמביא שיפור משמעותית בתוצאות העסק ורווחיותו וכפועל יוצא מפחית את הלחץ השוטף ומרחיב את אפיקי הפעילות. מהלכים אלה ניתנים לביצוע עצמי או בעזרת יועץ עסקי מומלץ שמתמחה בייעוץ פיננסי לעסקים על כל רבדיו, כמוני.
יש לך שאלות בקשר ניהול כספים? התלבטות איך לפעול אצלך בעסק? אני כאן לענות על כל השאלות, לכוון ולייעץ.
זמינה בוואטסאפ יעל בר-לב ייעוץ פיננסי וניהולי 052-2696226
במסנג'ר https://www.facebook.com/YBLConsulting או במייל yaelbarlev9@gmail.com
