לנהל עסק שמרוויח כסף

"העסק מרווח אבל אין בעסק כסף“ הרבה עסקים שפונים אלי לייעוץ וליווי עסקי מדווחים שלמרות שהעסק פעיל ורווחי בפועל תמיד חסר כסף. הם עובדים קשה אבל לא רואים כסף. מנהלי חברות וארגונים גדולים כמו גם בעלי עסקים קטנים מתמודדים עם קושי ממשי לעמוד בכל התשלומים בעסק, בין אם מדובר על משכורות, תשלומי רשויות, ספקים או הוצאות קבועות. כל ההוצאות העסקיות נלקחות בחשבון אך בפועל אין לעסק מספיק כסף לעמוד בהן וכך קורה שעסקים רבים מוצאים עצמם על סף חריגה בחשבונות הבנק ולפעמים אפילו קריסה כשבפועל הכסף היה ממש מול עיניהם

חסר כסף בעסק – ניתוח עסקי והכרת המספרים

הרבה מאוד עצמאים מנסים להבין את הסיבות לפער הקיים בין היקפי הפעילות בעסק לכסף שנשאר בו בסופו של דבר בחשבון הבנק והיכולת שלהם לשלם לספקים, עובדים ורשויות ואולי בטעות גם למשוך משכורת הביתה או לקחת את המשפחה לחופשה קצרה.

במהלך פגישות ייעוץ כלכלי לעסקים רבים יש תוכניות חלקיות לדרכים לצמצמם את הפער שבין הרווח הרשום בדוחות הכספיים לבין המינוס בבנק, אבל למרות כל התכניות עדיין לא ברור איפה הכסף שמופיע בשורת הרווח של דוחות רו"ח או בדוחות המע"מ החודשיים. הם סובלים מלחץ, חריגות יומיומיות בחשבון וחוסר יכולת ממשית לעמוד בכל תשלומי העסק

השלב הראשון בפתרון הבעיה הוא הכרת המספרים בעסק ומשמעותם

כאמור, מרבית העסקים מתמודדים עם חוסר כסף לתשלומים! המחסור במזומנים בא לידי ביטוח בניצול קבוע של המסגרת בבנק, חריגות בחשבונות הבנק והרבה מאוד לחץ, צעקות וקושי לתפקד

למרות שמאוד נוח וקל לנצל את המסגרת ולהיכנס למינוס, חשוב להבין שהמסגרת (אותו מינוס מוכר וכואב) היא הלוואה לכל דבר ועניין, רק שלרוב מדובר בהלוואה יקרה מאוד!! הבשורה הטובה היא שבעזרת כמה פעולות פשוטות כל אחד יכול לשלם את כל ההוצאות בעסק והבסיס לשינוי הוא הכרת המספרים בעסק.

לא אחת, במהלך ייעוץ עסקי, בין אם מדובר בייעוץ כלכלי לעסק, בקשה גיוס אשראי או ליווי עסקים, עולה שהמספרים האמיתיים לא תמיד ברורים וידועים.

למנהלים רבים יש תמונה כללית והערכות לגבי אופי ההכנסות וההוצאות בעסק אבל פעמים רבות המספרים לא מדוייקים. הפער שקיים בהערכות מנהלי החברה ביחס למספרים האמתיים הוא כמו מסננת בה “הקטנים” נוזלים. בעל העסק מפספס בצורה כזו הרבה הזדמנויות עסקיות אך יותר מכך, יש “נזילה” של כספים שלא מצליחים לעצור וכך כל חודש נוצר פער גדל והולך בתזרים העסק ובחשבונות הבנק המינוס רק הולך וגדל

לכן השלב הראשון בכל תהליך כספי הוא לדעת מה המספרים האמיתיים בעסק (וזה נכון גם לגבי משק הבית) והשאלה הנשאלת היא איך עושים את זה

איך מבינים מה המספרים האמיתיים בעסק? איך מזהים מה המספרים המדוייקים איתם מתמודדים במהלך הפעילות העסקית? –  מתחילים במאקרו, מהמספרים הכי “גדולים” והכי מכללים שיש בעסק

מבקשים מהרו”ח דוחות כספיים מפורטים – המטרה היא לראות את המספרים כפי שמוצגים בדוחות, לרבות הסעיפים השונים והפירוט לסוגי הוצאות כפי שמופיעים בדוחות הכספיים של החברה. תמונה תקופתית ורחבה לצד השוואה בין תקופות שונות תאפשר זיהוי הוצאות שביום יום נשכחות ומעל הכל תאפשר זיהוי שינויים ומגמות בפעילות העסק וברמת ההוצאות השונות

ואת הממצאים מתחילים לרכז…

• מהנתונים סננו סעיפי הוצאות ורשמו לכל סעיף הוצאה מה הממוצע החודשי בגינו. הקבילו לשנים קודמות אבל זכרו שהשנתיים האחרונות לא היו מייצגות. זהירות!!
• הפרידו את הוצאות המיסים לפי רשות. בקשו מהרו”ח או ממנהל הכספים הסבר לאופן התשלום, אחוזים, מקדמות וכו’. הוצאות הרשויות הוא סעיף משמעותי מאוד בהוצאות השוטפות של העסק שלרוב מתפספס ולא נלקח בחשבון בחישובים הכלליים שעושים
• כנ”ל לגבי הוצאות ארנונה, כיבוי אש, ביטוחים וכל אותם סעיפים שנתיים שבחשבון שוטף נוטים להיעלם או להישכח כי הם לא קבועים אבל מצטברים לסכומים לא מבוטלים מידי חודש ומידי שנה

המספרים בחשבון הבנק

בשלב השני נרד רזולוציה נוספת ונבחן את המספרים כפי שהם נראים בחשבונות הבנק של העסק.

הוציאו מסמכים בנקאיים שיכולים לשפוך אור על הנתונים, בהם:

• ריכוז יתרות כדי לראות את התמונה הכוללת בחשבונות הנבק
• תדפיסי בנק לפחות 3 חודשים אחרוה כדי לבחון את צורת הפעילות ואת ניצול המסגרת לאורך החודשים
• פירוט הלוואות כדי להבין את תמות ההלוואות בעסק, את גובה ההחזרים החודשיים ואת הפריסות הקיימות
• הרשאות לחיוב חשבון כדי לדעת מהן ההוצאות הקבועות בחשבונות הנבק.

המטרה היא כאמור, לזהות את התנועות וההוצאות הקיימות בעסק. חשוב להבין, המספרים בחשבונות הבנק העסקיים הם מה שקורה בפועל בעסק, זו התמונה המייצגת ביותר למספרים בעסק ולתפקודו

בדקו הרשאות לחיוב חשבון – פעמים רבות יש הרשאות ישנות שמזמן שמשיכות לרדת והורדות קטנות שלא נלקחות בחשבון ותכנון התזרים (כי הן קטנות ושוליות, כי לא ידענו על קיומן או כי שכחנו מהן בגלל שהן ממש ישנות וזניחות) אבל יחד מצטברות לסכומים משמעותיים. אם יש הרשאות ישנות בטלו אותן

לגבי הרשאות פעילות כמו גם פירוט הלוואות רשמו את סעיף ההוצאה, הגוף המחייב, הסכום הממוצע (בהמשך תצטרכו גם את תאריך החיוב, אז תרגישו חופשי לציין אותו כבר עכשיו)

זהו בתדפיס אם יש תשלומים קבועים ופרטו אותם, הכוונה היא תשלומי משכורות, ספקים, רשויות, עמלות וכו’ כל אותן הוצאות המבוצעות על בסיס כמעט קבוע שלא באמצעות הו”ק (העברות, צ’קים וכו’). שימו לב שיש חיובים שהם דו חודשיים ואף רבעוניים כמו חשמל, ארנונה, עמלות וכו’. רשמו אותם בציון מועד החיוב, לרבות אם יחוייבו בחודשים זוגיים או אי זוגיים

מה עם הפקדונות והחסכונות שלכם?

חסכונות ופקדונות הם לרוב סעיפי בחירה שבהמשך תדרשו להחליט לגביהם בהתאם לתזרים (על כך בהמשך).

בעסקים בהם אני מנהלת כספים במיקור חוץ ההפרשה לחיסכון נעשית בצורה יזומה על ידי בהתאם לתזרים אבל הסכום לחיסכון מופיע בתכנית העבודה על בסיס קבוע, זה מאפשר שליטה וחיסכון מיתרות זכות ולא מחריגה (גם על כך ארחיב בפעם אחרת).

משיכות מזומן – בחלק מהעסקים נמשכים מזומנים. חשוב לנהל עבורם רישום ולהבין למה מיועדים. בכל מקרה חשוב שסכום המשיכה הממוצע בחודש יילקח בחשבון בסך ההוצאות בחשבון הבנק המחושבות.

ניתוח כרטיסי אשראי – בדומה לתדפיסי הבנק, המטרה היא לזהות חיובים בהו”ק, תשלומים שוטפים וממוצע חודשי כדי לדייק את הממצאים שנאספו עד כה.

ריכוז המספרים – כשסיימתם לאסוף את כל המספרים, הכינו טבלה המרכזת את כל הממצאים ובה ציינו סעיף (אם תרצו אפשר גם פירוט נוסף), צורת תשלום ומועד תשלום (ישמש אתכם בהמשך) וסכמו את סך ההוצאות האמיתי של העסק. לנ”ל הוסיפו בלתי צפוי (שצפוי שיהיה) כאחוז מהסכום המתקבל.

אם אתם מיודדים עם אקסל מומלץ להיעזר בו, המידע ישקף לכם את המספרים האמיתיים בעסק ויהווה את הבסיס לצמצום החריגות, הקטנת ניצול המסגרת וחיסכון בעלויות מימון.

טיפ נוסף – בטבלה שהכנתם ציינו ליד כל סעיף גם את סוגו:

• קבוע – סעיפים היורדים במועד ובסכום קבוע ללא קשר ישיר לפעילות העסק כמו שכירות, ארנונה וכו’.
• משתנה – סעיפים היורדים בקביעות אך הסכום משתנים כמו משכורות, רשויות וכו’.
• ישיר – סעיפים המושפעים ישירות מפעילות העסק, כמו חומרי גלם, שעות מכונות וכו’.
• חריג – אלה סעיפים חד פעמיים כמו השקעה, תקלה חריגה וכו’.

שיוך הסעיפים לסוגים תאפשר לכם להכיר את חלוקת ההוצאות, כמו מהן ההוצאות הקבועות, כמה תידרשו לשלם גם אם לא תעבדו כלל, מה נקודת האיזון בעסק וכו’ אבל נראה לי שזה כבר לפעם אחרת.

לסיכום…אפשר לשפר את מצב המזומנים בעסק. הפעם התמקדנו בהכרת המספרים, ריכוז הממצאים והבנת הסכומים האמיתיים לצורכי העסק. בפוסטים נוספים תוכלו למצא חומר על ניהול הכספים, התאמת תמונת האשראי, איזון נתונים ועוד.

למה לדעתכם כל כך הרבה עסקים ומשקי בית מתקשים לעמוד בכל התשלומים? ולמה לדעתכם כל כך קשה לצאת מהלופ השלילי הזה?

אני כאן לכל שאלה זמינה בוואטסאפ 052-2696226 במסנג'ר https://www.facebook.com/YBLConsulting   או במייל yaelbarlev9@gmail.com