ניהול כספים בעסק – איך לעשות זאת נכון ולבד?

ניהול כספים בעסק הוא אחד הנושאים המדוברים בפגישות ייעוץ כלכלי לעסקים ובצדק! ניהול הכסף בעסק יכול להיות משימה מאתגרת ומתסכלת מאוד, במיוחד עבור בעלי עסקים קטנים, אבל לא רק. תחום הכספים כולל טווח רחב של היבטים הכלכליים בעסק, הוא דורש עבודה שוטפת וקפדנית, לצד ניהול הכנסות והוצאות, בנקים ותקציבים. לא לכולם קל ליישם ורבים נרתעים מהעיסוק בכספים למרות שזה לב ליבו של העסק והמנוף להצלחה ורווחיות  

אחד הדברים היפים (והטובים) בניהול כספים זה הקלות בה אפשר להפוך למאסטר לניהול כספים בעסק שלך בהשקעה של 10 דקות ביום (כן, כן, גם לאלה שהם "לא אנשי מספרים"). אחרי שני עשורים של ייעוץ וליווי עסקי ואלפי תהליכי ייעוץ עסקי לעסקים קטנים, גיוס אשראי לעסקים, ייעוץ כלכלי לחברות וניהול כספים אני רוצה להציף  את הקשיים המרכזיים איתם מתמודדים עצמאים כשהם מנסים להתמודד עם ניהול כספים בעסק ומה לעשות כדי להתגבר עליהם

ניהול כספים בעסק – למה כל כך קשה?

בעלי עסקים משתפים בתהליכי ייעוץ עסקי שהם "לא מתחברים למספרים" מימי בית הספר (הם פחות חזקים בתחום וזה מלחיץ אותם) ואחוז גדול מספר על שיטת ניהול כספים "מלמעלה" שנותנת להם תמונה כללית על אבל גם חושפת אותם להרבה הפתעות (לא נעימות), חריגות, חוסר כסף ולחצים גדולים

אז בואו נעשה סדר… כמו שאני מסבירה בפגישות ייעוץ כלכלי לעסקים – אין קשר בין השליטה בחומר בבית הספר ליכולת ניהול כספים בעסק! אלן תתנו לרעשי רקע וסטיגמות מהעבר למנוע מכם להפוך לבעל עסק ששולט בכספי העסק ביד רמה וממקסם את הרוויות שלו.

ניהול כספים בעסק מדבר על כמה נקודות וחשוב להכיר את המרכזיות

ניהול תזרים מזומנים – אחד ממוקדי ניהול הכספים המרכזיים והמשפיעים בעסק וגם אחד האתגרים הגדולים ביותר לבעלי עסקים. תזרים מזומנים זה כמות הכסף שנכנסת ויוצאת מהעסק בפועל

תזרים מזומנים חיובי חשוב כדי שהעסק ימשיך לפעול בצורה תקינה וחלקה. עם זאת, בעלי עסקים רבים מתקשים לשמור על תזרים מזומנים חיובי מכל מיני סיבות, כמו תשלומים לקוחות מאוחרים,אי עמידה ביעדי המכירות, רווח קטן מהמצופה או הוצאות בלתי צפויות שגוררים תזרים מזומנים שלילי וחריגות בחשבונות הבנק שיוצרים לחץ ופוגעים בתפקוד העסק

כדי להתגבר על אתגר ניהול תזרים המזומנים מציעה בראש ובראשונה לבנות תזרים יומי בגיליון אקסל כולל הכנסות והוצאות ולהשקיע בו בין 10-15 דקות ביום (ולא פעם בשבועיים/חודש). ניהול התזרים כולל בחינת התאמות ביצוע ודיוק סעיפים עתידיים לפי מה שקורה בפועל בשטח.

מהלכים נוספים שיכולים להקל על ניהול תזרים מזומנים חיובי :

• תזמון הוצאות לפי תזרים בפועל
• תשלום באמצעות העברות (במקום פריסת צ'קים) כדי לשמנור על השליטה וניהול ההוצאות
• ניהול מו"מ  על תנאי תשלום עם לקוחות העסק, כולל תמריצים לתשלומים מוקדמים 
• הפרדה לקרן חירום עצמית לכיסוי הוצאות בלתי צפויות

תקצוב – קושי נוסף איתו מתמודדים בעלי עסקים הוא קביעת תקציבים ועמידה בהם. תקציב הוא כלי ניהולי לתכנון הכנסות והוצאות העסק בתקופה מסוימת. הניסיון מלמד שיש חשיבות גדולה בניהול תקציבי עבודה, בעזרתם שומרים שהעסק פועל בהתאם ליכולת הכלכלית שלו  בעיקר כדי למנוע הוצאות יתר שעלולות להביא את העסק לגירעון, חריגות והפסד.

כדי להקל על אתגר התקציב, ממליצה לבנות תקציב סולידי (זהיר) אבל ריאלי שמתבסס על הצפי של ההכנסות וההוצאות האמיתיות של העסק – כדי לשמור על התקציבים שנקבעו, חשוב לעקוב בצורה סדירה שעומדים בתקציב ולבחון את קצב ההכנסות וההוצאות ביחס לתוכנית

מיסים – כן, כן, בעלי עסקים נאבקים גם במיסוי. תחום המיסוי יכול להיות מורכב ולפעמים חסרים כלים או ידע לטובת ניהול מיטבי של המיסים שמאפשר להימנע מתשלומי מיסים גבוהים מעבר לנדרש או אי עמידה בתקנות ובמועדי התשלום שעלולים לגרור קנסות, עיקולים ובעיות מיותרות לעסק ובעליו.

כדי להתגבר על אתגר ניהול המיסים, ממליצה לקבל כלים והכוונה איך לפעול במישור הזה ע"י לימוד עצמי, פניה לרו"ח או התייעצות עם יועץ עסקי מומלץ שידע לשלב למימד המס גם כלים לניהול כספים ועסקים ולהקפיד על מהלכים לדיוק תשלומי המיסים

• ניהול ושליטה בהוצאות העסק 
• לוודא דיווח מלא של כל הוצאות העסק (ישירות ועקיפות כאחד)
• מעקב רישום ודיווח הוצאות אצל רו"ח והתאמתם לצפי רשויות
• הגשת דוחות מס בצורה נכונה ובזמן

ניהול חובות – בעלי עסקים רבים מתמודדים עם חובות עבר. לפעמים מדובר בסכומים קטנים אבל בהרבה מקרים מדובר בסכומים גדולים שהצטברו לאורך שנים או נוצרו עקב אירוע חריג ומהווים "גיבנת" שמקשה על ההתנהלות הכלכלית השוטפת, ללא פתרון ממשי הנראה לעין. ניהול חובות יכול להביא לצמיחה עסקית אבל הוא גם יכול להוות נטל אם לא מנוהלים נכון. רמות גבוהות של חוב עלולות להוביל לקשיים כלכליים ואף לפשיטת רגל.

כדי להתגבר על האתגר ניהול החובות בעסק ממליצה לגבש מסלולי החזר לפי תמונת תזרים לפי השלבים הבאים:

• לבדוק מה גובה החובות ואיך הן מתחלקות בין הנושים השונים (אלה שחייבים להם כסף)
• לבדוק כמה כסף העסק יכול להחזיר מידי חודש/רבעון מבחינה תזרימית
• לפנות לנושים  ולהגיע איתם להסדר פריסה 
• אם אפשרי לנסות גם לשפר את תנאי החוב (הורדת שיעורי ריבית, עמלות, יתרות וכו')
• להימנע מלקיחת התחייבויות חדשות ואם לוקחים לוודא שיש תוכנית ריאלית איך להחזיר אותן

ניהול כספים בעסק יכול להיות משימה מאתגרת ואפילו מלחיצה בחלק מהמקרים (בעיקר בהתחלה כשעוד אין מספיק כלים וניסיון) אבל היא חיונית להצלחתו ושיפור שורת הרווח. 

ניהול ההוצאות בכלל וניהול כספים בפרט הם מרכז העצבים וליבו של העסק וכך יש להתייחס אליו, הם אלה שיקבעו באמת כמה תרוויחו מהעסק וכמה כסף יישאר לכם כבעלים בסופו של דבר וכמו שאני מסבירה בפגישות יועץ עסקי מומלץ לייצר פלטפורמת עבודה נוחה, ויעילה שתאפשר התנהלות כלכלית יציבה  במינימום השקעה וזמן שכוללת תזרים מזומנים, תקציבים ותכנון מהלכים כלכליים ועוד. 

עצמאים רבים מעדיפים להשקיע את הזמן בניהול מקצועי ועשייה יצרנית ולהאציל את ניהול הכספים ליועץ כלכלי או ניהול כספים במיקור חוץ (תחום שתופס תאוצה בשנים האחרונות) כדי להבטיח את היציבות הפיננסית והצמיחה העסקים שהם כל כך רוצים להשיג וזה גם בסדר, אבל ממליצה שגם במקרה כזה תהיה לכם שליטה בנתונים ובמספרים האמיתיים בעסק, הנ"ל יאפשר לבקר את ניהול הכספים ולוודא עבודה פיננסית יעילה ונכונה לצרכי העסק ואופיו.

על כלים ומידע לניהול כספים וניהול עסקי תוכלו למצא במאמרים קודמים ואם תרצו מידע מדוייק יוצתר לגבי מגוון האפשרויות העומדו בפניכם בתחום ואיך להפוך בעצמכם למאסטר בניהול כספים אצלכם בעסק תוך 180 יום בלי מאמלץ ובהשקעה מינימלית, דברו איתי…

אז… איך אני יכולה לעזור לך ספציפית? אם משהו בנאמר לא היה ברור או שיש שאלות לגבי היישום או מה הכי מתאים אצלך בעסק, אני כאן לענות על כל השאלות, לכוון ולייעץ זמינה בכל ערוצי יעל בר-לב ייעוץ וליווי עסקי בוואטסאפ 052-2696226 במסנג'ר https://www.facebook.com/YBLConsulting   או במייל yaelbarlev9@gmail.com