ניהול הוצאות העסק הוא אחד הקשיים איתם מתמודדים מנהלי עסקים ועצמאיים
לאחרונה התחדדה החשיבות של ניהול הוצאות העסק בכלל ושל פעילות התזרים בפרט, עסקים רבים גילו שחשבון הבנק מתקשה לעמוד בהפתעות והוצאות בלתי מתוכננות, בעיקר בתקופות בהן רמת ההכנסות והרווחיות נמוכות מהרגיל.
שליטה חלקית בלבד על הוצאות העסק מפר לעיתים את האיזון בין הכנסות להוצאות ויוצר "הפתעות" איתן קשה הרבה פעמים להתמודד. "הפתעות" אלה המשפיעות בין היתר גם על חשבון בנק, גם על ההתנהלות השוטפת וגם, לא פחות חשוב, על יעילות העשייה שלנו כמנהלים.
כדי לנסות להימנע ממצבים אלה ובמטרה להקל על המעקב אחר ההוצאות ולאפשר ההיערכות מראש, לרבים מלקוחותיי אני ממליצה לעבוד לפי שיטת "הבסיס המצטבר" שיטה פשוטה שכל אחד יכול ליישם בעסק שלו ומאפשרת ניהול כל ההוצאות (כמעט) בלי הפתעות.
שיטת הבסיס המצטבר – שיטה קלה מאוד ליישום המאפשרת לבעלי עסקים ומנהלים לשלוט בצורה מקסימלית בהוצאות ומתאימה כמעט לכל אחד. השיטה לא דורשת הוצאות נוספות, עזרים או תוכנות מתוחכמות, היא ניתנת לניהול עצמי של בעל/ת העסק או מי שאמון על ניהול הכספים בעסק.
איך זה עובד?
שלב 1 – רושמים את כל ההוצאות הקבועות, הכוונה לאותן הוצאות שיורדות כל חודש על בסיס קבוע, (גם אם סכומם לא קבוע ב100%). רשימה זו תהווה את המסגרת לשיטת הבסיס המצטבר
שלב 2 – נרשום את התוספות המשתנות, הכוונה לאותן הוצאות שנוספות מידי חודש ואינן קבועות או ידועות מראש. רשימה זו תהווה את החלק המצטבר של שיטת הבסיס המצטבר
שלב3 – רשמו צפי הוצאות, הכוונה לאותן הוצאות שאין לכם וודאות לגביהן עדיין אך הן צפויות להידרש לתשלום במועד הנקוב. הוצאות אלה יירשמו תחת סעיף "צפי" לזיהוי
שלב 4 – בשלב זה מאחדים את כל הנתונים ומקבלים פירוט של כל ההוצאות הצפויות
טיפים לשיפור וייעול השיטה
- ציינו תאריכי חיוב
- ציינו צורת חיוב (הו"ק, צ'ק, העברה)
- הבדילו (בצבע או ציון) בין הוצאות קבועות, משתנות צפויות
- שבצו בלת"מ בהתאם למחזורי הפעילות
- אל תשכחו להכניס להוצאות הקבועות את כל הו"ק, כרטיסי אשראי וכו'
- זכרו שחיובים קטנים מצטברים לסכומים גדולים, ציינו גם אותם
- בצעו מעקב והתאמות אחת לרבעון לפחות
בעזרת הבסיס המצטבר מנהלים מעקב של ההוצאות הצפויות בעסק ומוודים מראש שיש יכולת לעמוד בהן.
יתרון נוסף לשיטת הבסיס המצטבר הוא העובדה שהוא מהווה פלטפורמה מצויינת לבנייה וניהול תזרים מזומנים בעסק ע"י הוספת לנתונים שהצטברו נתוני הכנסה.
איך שיטת הבסיס המצטבר עוזרת לכם לנהל את ההוצאות בעסק?
תחילה היא מציגה תמונת מצב מלאה ורחבה ביותר בכל זמן נתון, בלי "פספסתי" או "שכחתי" ובעיקר מאפשרת לנו זיהוי והיערכות מראש.
במידה וצופים (מראש!!) חוסר איזון בין ההוצאות להכנסות וחוששים מחריגה בחשבונות הבנק, יהיה מספיק זמן לפעול לטיפול המצב, עוד לפני שהוא "קורה" ע"י הגברת הגבייה, עדכון תשלומים או פניה מסודרת לבנק.
אם יש אפשרות לכסות את הפער בכוחות עצמיים, מומלץ לעשות זאת יום לפני הופעת החריגה בחשבון (הרי במלא ביום החריגה תרוצו בלחץ להפקיד את הכסף כי התקבלה הודעה לנייד או מפקיד הבנק שהחשבון חורג) לכן במקום לחכות להודעה שמגיעה אחרי שהחשבון חורג ומזוהה כ"בעיה" נערכים ומטפלים בכך מראש.
במידה ומזהים קושי בהתמודדות עצמית עם החריגה בזמן, עדכנו את הבנק מראש ובצורה מסודרת בניסיון למצאו יחד פתרון.
ככל שהבקשות מעין אלה יוגשו לפני שיש בעיה בפועל וככל שהחשבון יופיע פחות על צג הבנקאי כ"בעיה לטיפול", דירוגו הפנימי יהיה גבוהה יותר ולפקיד הבנק יהיה קל יותר לעזור ולכם יהיה זול יותר לשלם על כך.
יש שאלות? משהו עדיין לא ברור? מתלבטים? צרו קשר או השאירו פרטים ואשמח לכוון ולייעץ
