לפעמים להיות עצמאי זה לחיות בלחץ ופחד תמידיים! זה להרגיש שהכל סוגר עלך ואתה לבד!!
ניהול ופיתוח עסק דורש הרבה מיומנויות, הוא דרוש ממך להיות כל כך הרבה דברים בו זמנית שהתחושה היא שזה כמעט בלתי אפשרי.
בחברות ובעסקים הגדולים מתמודדים בעיקר עם אתגרים בתחום ניהול עובדים, יישום תהליכים ושינויים טבעיים של העסק הצומח, בעסקים הקטנים ובעסקים חדשים מתמודדים בעיקר עם ריבוי משימות ותפקידים לצד חוסר מיומנות ניהולית וזה בדיוק מה שקרה לארז…
"אני כבר לא חשמלאי, אני כבאי!" סיפר ארז חצי בצחוק חצי בייאוש "אני כל הזמן רץ ממקום למקום כדי לכבות שרפות. ומה יותר גרוע?
אני תקוע עם עבודות שאני לא מצליח לסיים כי מרוב ריצות אין לי זמן לעבוד!! וזה גלגל!! בגלל שאני לא עובד, אין לי כסף ואז יש לחץ ואז… שוב כיבוי שרפות"
הראש לא מפסיק לחשוב אבל המחשבות לא מסודרות וכל הזמן רצים פול גז בניוטרל… ולא, הידיעה שכולם באותו מצב לא עוזר
אבל הידיעה שאפר אחרת כן
להיכנס למעגל של "כיבוי שריפות" בעסק זה די קל
ולמזלנו ברוב המקרים גם לצאת ממנו זה די פשוט
אחת הסיבות הנפוצות למצב היא ניהול העסק אז בואו נדבר עליה קצת….
בגלל העומס וריבוי המשימות הרבה עסקים מתנהלים "תוך כדי" וכשאנחנו מתנהלים ולא מנהלים, דברים מתפספסים בלי כוונה, פשוט מרוב עומס וחוסר סדר דברים נשכחים או לא נעשים עד הסוף.
בהתחלה אלה דברים קטנים ושוליים עליהם ניתן לגשר או להשלים ואפילו לתקן ברוב המקרים, אבל עם הזמן זה כמו כדור שלג שהולך וגדל. דברים מצטברים והלחץ הולך וגדל גם הוא
בשלב הזה מתחילים "לכבות שרפות". בהתחלה אלה שרפות קטנות ופשוטות לכיבוי שעם הזמן גדלות ואז…
צריך לטפל במיידי בדברים דחופים על חשבון הדברים החשובים, פועלים מתוך לחץ וחוסר ברירה ולא מבחירה מושכלת ושיקול דעת ואם כל זה לא מספיק ואין עלינו מספיק לחצים משלמים ביוקר על דברים שאם היו נעשים בזמן הנכון היו עולים הרבה פחות
הרבה בעלי עסקים ומנהלים נמצאים ב"לופ" הזה", הם חווים לחץ תמידי ובעיקר מבזבזים הרבה מאוד זמן ואנרגיות שבסיטואציה אחרת יכלו להיות מושקעות בייצור וצמיחה, כן כן, עשייה שבמצב אחר הייתה יכולה להיות מושקעת בעבודה יצרנית, בהגדלת ההכנסות, בשיפור הרווחיות ובצמיחה עסקית
אבל הבשורה הטובה היא שכל אחד יכול לנהל את העסק בייעלות ובשקט, בלי לחצים ומשברים
אז אמרנו שניהול עסק הוא אחת הסיבות לאתגרים אלה איתם מתמודדים עצמאים ומנהלים רבים, אז בואו נבין נתחילה מה נכנס תחת המושג "ניהול עסק"?
ניהול עסק = כל אותן פעולות שחיוני לבצע בעסק שהן לא עבודה "יצרנית" או "מקצועית"
לדוגמא…
- ניהול כספים ותזרים מזומנים
- גבייה, תמחור ותשלומים
- הכנת חומר לרו"ח ודוחות
- ניהול סיכונים וקביעת יעדי צמיחה
- ועוד ועוד ועוד
משימות הניהול מתחלקות בחלוקה ראשונית לשתיים
משימות שוטפות ומשימות תקופתיות
מניסיון של אלפי עסקים אני יודעת להגיד שהרבה בעלי עסקים לא אוהבים להתעסק עם משימות ניהול
רבים מהם מתעלמים מהן ודוחים אותן
וזו טעות
ניהול העסק הוא חלק אינטגרלי מהיותנו עצמאיים ובעלי עסקים
לכן, חשוב לטפל בסוגיות הניהול על בסיס קבוע ורציף
הדבר הראשון שמומלץ לעשות זה לזהות את משימות הניהול אצלכם בעסק
לכל עסק יש צרכי ניהול שונים. בבסיס תמיד נמצא ניהול כספים, תמחור, ניירת וכו' כמשימות השוטפות וקביעת יעדים שנתיים, תכניות אסטרטגיות, בקרת ביצועים וכו' כמשימות התקופתיות.
הכינו רשימה של כל משימות הניהול החיוניות אצלכם בעסק, קחו בחשבון שהרשימה עשוייה להשנות ועם הזמן חלק ממשימות ניהול יהפכו עבורכם לשגרתיות וקלות מאוד לביצוע. זה הכל עיניים של הרגל ותרגול
זיהוי המשימות הרלוונטיות לעסק שלכם תאפשר לכם ליישם את השלב השני
הדבר השני שמומלץ לעשות זה להגדיר מתי אתם מטפלים בכל סעיף מהסעיפים שזוהו בשלב הראשון.
בעסקים בהם אני מנהלת את הכספים, אני מתחילה את הבוקר בבדיקת חשבונות הבנק ותזרים המזומנים וכך אני ממליצה גם לכם לפעול אצלכם בעסק. זו רוטינה שלוקחת כמה דקות ומאפשרת לכם "לצאת" עם ראש נקי לעשייה
הדבר השלישי שמומלץ לעשות זה לזהות מתי הזמן הכי נכון עבורכם לטפל בניהול העסק.
אני גיליתי שבתקופת לחוצות, שעות הלילה הכי טובות לי ל"עבודת ניהול" כי אלה שעות שקטות ויעילות בהן אפשר לעבוד עם פיג'מה ונעלי בית וזה מפנה לי את היום לעבודה מקצועית, פגישות, ילדים, מטלות וכו'
והדבר האחרון שמומלץ זה לבדוק אם אפשר להאציל סמכויות הלאה…
כמו שחלק מבעלי העסקים אותם אני מלווה מפקידים בידי את הטיפול בבנקים ובכספים או העבירו את הוצאת החשבוניות והכנת החומר לרו"ח, כך אני ממליצה גם לכם לבחון אפשרות של האצלת סמכויות לחלק ממשימות הניהול שהוגדרו.
אלה חלק מהדברים שכל אחד יכול ליישם כדי להפסיק את כיבוי השרפות והלחץ ולעבור לניהול יעיל ושקט. כך תוכלו לחסוך הרבה זמן, כסף ואנרגיה ולהפנות את עיקר המשאבים שלכם לעבודה יצרנית ופיתוח העסק.
על התייעלות בניהול העסק ושיפור חלוקת המשאבים שלנו ארחיב גם בהמשך…
בנתיים אשמח אם תעזרו לי לעזור לאחרים ותכתבו מה לדעתכם הדילמות והשאלות שמטרידות בעלי עסקים שעסוקים ב"כיבוי שרפות"
ומה לדעתכם הביא אותם למצב הזה
כדי שאוכל לכתוב על מה שבאמת חשוב ועוזר
