עצמאיים רבים חיים בלחץ! בעלי עסקים בתחילת דרכם מדווחים לא אחת בפגישות הייעוץ העסקי על מועקה שמתלווה לעשייה שלהם.
בתהליכים עם מנכ"לים ומנהלי חברות המילה עומס חוזרת על עצמה רבות ובעסקים בצמיחה אני שומעת הרבה על ריצות בלתי נגמרות, רדיפה מתמדת אחר הכסף, ניסיון בלתי נגמר להספיק הכל שמלווה לפעמים בלחץ משתק ומסוכן
עסקים רבים מנוהלים ע"י כיבוי שרפות יומיומי ולחץ בלי לדעת שביכולתם לשנות את המצב ולהפוך את העסק למקור פרנסה!
לרוב בעלי העסקים יש הזדמנות להנות מעסק רווחי שיודע לספק כסף שוטף, עבודה רווחית והרבה גאווה
אז… איך מתמודדים עם מצב של לחץ, ריצות וכיבוי שרפות שמסכן את המשך קיומו של העסק ואת בריאות שלך? איך מתפקדים ביומיום של ריצות וחוסר וודאות?
איך בעלי עסקים עצמאיים מרגישים בהיותם מנהלים של חברות, עסקים חדשים וקטנים או כשהעסק שלהם נמצא בשלבי התפתחות וצמיחה?
פעמים רבות להיות עצמאי זה מלחיץ!
זה לא לישון בלילה ולא לנוח ביום, זה להרגיש בדידות ולפעמים גם תסכול והרבה פעמים זה לחשוב שאין מוצא או פתרון
אבל יש!! למרבית העסקים יש אפשרות להחזיר את העסק למסלול הרווחי והמקצועי
אם תשאלו עצמאים שנמצאים במצב הזה איך הגיעו אליו, מרביתם לא בטוח שיוכלו לענות, גם אם ינסו למצוא את הסיבה או הרגע בו העסק התחיל להשתנות, לרוב בעלי העסקים מאוד קשה לשים את האצבע מתי זה קרה או ממה זה התחיל.
הסיבה לכך שמרבית בעלי העסקים לא יכולים לענות על השאלה "איך העסק הגיע לסחרור?" היא שהסיבות יכולות להיות רבות ומגוונות ולרוב לא מדובר בדבר אחד ספציפי אלא שילוב של מקרים שגרמו לעסק "להסתחרר",זה יכול היה להתחיל מעסקה אחת כושלת, דרך טעויות תמחור בגלל עומס או פספוס נתונים ועד בבעיות גבייה או מצבת כוח אדם.
מבינים? הסיבות מגוונות ושונות, כל מנהל מגיב אחרת לשינויים בעסק מתמודד אחרת עם סיטואציות עסקיות, אבל אחרי שני עשורים כיועצת ומלווה עסקים מסוגים שונים אני יודעת להצביע על כותרת למרבית הסיבות…
במקרים רבים עולה שהסיבה ללחץ היומיומי בעסק שנגרם בין היתר בגלל מרדף אחר כסף, וגורר איתו לא אחת אבדן הכנסות, חוסר שעות שינה ואפילו פגיעה בבריאות בעל העסק היא הניהול
בעלי עסקים רבים עסוקים כל כך בפיתוח וקדום העסק שלפעמים מפספסים חלקים מהותיים מהניהול שלו
כשהעסק קטן ובעיקר כשהעסק צעיר עם מעט פעילות ועם הכנסות והוצאות מדודות, זה לרוב לא מפריע! מרבית בעלי העסקים מצליחים לנהל את העסק "תוך כדי תנועה" ביד רמה, הם זוכרים לעשות דברים והכל נעשה על ידם בלי לפגוע בפעילות העסקית ובצמיחת העסק. המנהל מצליח להשתלט על הצרכים הניהוליים של העסק תוך כדי קידום ויישום הידע המקצועי שלו.
ככל שהעסק גדל גם הצרכים גדלים ומשתנים, צמיחת העסק מתרחשת פעמים רבות בצורה טבעית ולפעמים השינוי והצרכים החדשים "מתפספסים" ובלי ששמים לב העסק נכנס לסחרור וקשיים ובעל העסק מוצא עצמו כל יום "מכבה שריפות" ושובר את הראש מה לעשות כדי לשרוד את היום
מתסכל, אבל אל ייאוש! במרבית המקרים יש פתרון למצב ובעזרת כמה פעולות תוכלו להחזיר לעסק (ולעצמכם) את השלווה ולחזור לעסוק בעבודה יצרנית ורווחית כמו פעם
אז מה עושים
בשלב הראשון מזהים את המצב ומכירים בו. כן כן, הרבה מאוד עצמאים מסבירים לי שככה זה אצל כולם ואין מה לעשות. אז זהו – שיש! אבל השלב הראשון למציאת פתרון היא להכיר בבעיה ולהיות מסוגל להסתכל לאמת בלבן של העיניים (גם אם לפעמים לא נעים להודות שהעסק החדש פחות רווחי או טוב ממה שחשבנו שיהיה)
בשלב השני מבינים את המצב הנוכחי ומנתחים את המספרים שבגללם העסק הגיע למצבו הנוכחי. מנהלים שעברו את התהליך יודעים שכמה שיותר נתונים יוצפו בשלב הזה כך יהי קל יותר בהמשך הדרך, לכן אמליץ להתחיל מהדוחות ה"רגילים" כגון דוחות רווח והפסד (או מאזנים בחברות), דוחות בנקאים, דוחות מחברות מימון ואשראי חוץ בנקאי, דוחות פנים ארגוניים ועוד'רווחיות – בררו עם רואה החשבון או היועץ של העסק את מדדי הרווחיות בעסק ומה המגמות שרואים בדוחות כמו חודשים חזקים/חלשים, השפעות מט"ח וכו'. זו מעין "תמונת על" עליה תרכיבו את יתר הנתונים הנבדקים
תמונת אשראי – כמה הלוואות יש לעסק (הן בבנקים השונים והם כאשראי חוץ בנקאי הניתן ע"י גופי מימון שונים)לרבות תקופה, יתרה, מחיר (ריבית) וגובה החזר החודשי.
מה פריסת האשראי הקיימת בכלל חשבונות העסק, כלומר מה סוגי האשראי, כמה מסך האשראי ניתן כאשראי קבוע (מסגרות למשל) כמה ממנו לטווח קצר, בינוני או ארוך. חלק מההסתכלות צריכה להיות אם סוג האשראי שיש לעסק מתאים לצרכים שלו כיום ואם כדאי לפרוע או לשנות אשראי קיים
חובות פתוחים – עשו רשימה של כל מי שמתקשר אלכם 100 פעם ביום לקבל תשלום! כל מי שמבקש לקבל מהעסק כסף ייכנס לרשימת החובות הפתוחים
רכזו את כל החובות הפתוחים, מיינו לפי סוגים וציינו ממתי החוב ומה מידת הדחיפות. היו ריאליים! (הרשימה הזו תשמש אתכם בשלב השלישי)על סמך כל הממצאים עד כה, בדקו מה יתרת הרווח הפנויה לתשלום חובות, כלומר, מהרווח הנקי בסעיף 1 עלכם לשלם את החזר הלוואות, בדקו כמה כסף נשאר לעסק בתזרים לאחר תשלום ההלוואות
פרטו את כל הוצאות העסק. זכרו שמספרים קטנים והוצאות קטנות מצטברים יחד לסכומים גדולים, רשמו הכל!מיינו את ההוצאות לפי סעיפי הוצאה (משכורות, משרדיות, פרסום, רשויות וכו')ציינו ליד כל הוצאה את אופי התשלום (קבוע כמו שכר דירה, חודשי בסכום משתנה כמו משכורות או רשויות, דו חודשי כמו חשמל ומים, משתנה כמו אחזקת משרד וכו')כתבו את צורת התשלום (העברה, כרטיס אשראי, הו"ק, צ'ק). תשלום בצ'ק או כרטיס אשראי הוא תשלום נוקשה לעומת העברה הנמצאת בשליטה שלנואחרי שמניתם את כל ההוצאות בדקו אם יש הוצאות מיותרות או כפולות, אם יש מקומות בהם ניתן לחסוך או למנף את ההוצאה להגדלת ההכנסות וכן אם יש סעיפים בהם ניתן לשנות את תנאי התשלום כדי להגדיל את השליטה שלכם בהתנהלות התזרימית
בררו מה צפי ההכנסות חצי השנה קדימה. התייחסו לכסף שייגבה בפועל ולא לחשבוניות שיוצאורשמו את שם הלקוח לגבייה, הסכום הצפוי להתקבל ובגין מה התשלום. רשימה זו תעזור לכם בהמשך לבצע גבייה איכותית ויעילה ולוודא גמר ביצוע עבודות בזמן הנדרש כדי לעמוד בתוכנית הגבייה. מטרת הסעיף היא להבהיר לעצמכם כמה כסף זמין יהיה בכל חודשלפי הממצאים הגדירו כמה כסף "פנוי" יש בעסק מידי חודש להחזר חובות. הכינו טבלה חודשית בה תחשבו הכנסות פחות הוצאות: מסך הגבייה החודשית הצפויה הפחיתו את סך ההוצאות (הקבועות, החודשיות, משתנות ובלת"מים) בהתאם להכנסה הפנויה שיש מידי חודש, הגדירו כמה כסף העסק יכול להחזיר כל חודש בגין חובות עבר
בשלב השלישי כשכבר יש את כל הנתונים הנדרשים בונים תכנית פריסת חובות – זו תוכנית מסגרת שמסתמכת על יכולת ההחזר ומידת הדחיפות (מי מלחיץ הכי הרבה או עלול להטיל עיקולים).חלק בלתי נפרד של השגת השלווה הדרושה לפעילות עסקית ולחזרה לעבודה יצרנית ורווחית כמו פעם, כשהעסק רק החל לפעול היא להרגיע את השטח ולהפסיק לקבל טלפונית וצעקות,
לשם כך תצטרכו לעדכן את הצד השני בתכנית הפעולה והסיבות שהביאו אתכם לכך.
חשוב לעשות תאום ציפיות מול אלה שחייבים להם!!
ככל שירגישו בטוחים יותר לגבי התהליך ולגביכם כך יגדל הסיכוי שישתפו פעולה, ילחיצו פחות ויתנו לכם יותר מרווח תמרון. כדי להשרות ביטחון ורוגע, הבהירו שאתם כבעלי העסק מכירים בחוב ומתכוונים לשלם אותו עד תומו והסבירו שנעשתה עבות שטח מעמיקה כדי להבין מה סכום החזר שהעסק יכול עמוד בו בלי להתמוטט.
תופתעו לגלות כמה אנשים יעריכו אתכם על המעשה (רבים מהם אפילו ינסו לעזור מעבר) – אבל תעמדו במילה שלכם!! זה נכס רב עוצמה!!
אם חלק מהפניות בעייתית עבורכם, היעזרו באדם קרוב שיצור קשר בשמכם (אם תצטרכו עזרה בבניית שיחת סימולציה, עדכנו ואשמח להרחיב על כך)
ועוד שתי הערות חשובות!
1. אם אתם יכולים בצעו את שלבי התהליך באקסל כדי שתולכו לעדכן ולשלב נתונים
2. כדי לשמור על שליטה מקסימלית בעסק ולצמצם הפתעות כספיות ממליצה לעבוד עם תזרים מזומנים יומי (על אופן הכנת תזרים מזומנים באקסל כתבתי במאמרים קודמים וארחיב בהמשך – תעקבו)
ניהול עסק זה חלק בלתי נפרד של להיות עצמאי, לכן אם סיום ריכוז הנתונים חשוב להפנות את תשומת הלב לכך ולהתחיל להבין מה הצרכים העכשוויים של העסק ואיך אתם מבעלים ומנהלים יכולים לפעול כדי לאפשר לעסק שלכם להמשיך להתרחב ולהרוויח ולא פחות חשוב איך אתם כעצמאים מנהלים עסק מוצלח בשליטה מלאה ותוך שמירה על בריאותכם הפיזית והנפשית
בהמשך אמשיך להרחיב על נושא ניהול העסק קטן וניהול עסק בצמיחה. בינתיים אשמח לשמוע מה לדעתכם האתגרים הכי גדולים של בעלי עסקים בכל הנוגע לניהול העסק?
