"מינוס" בחשבון הבנק הוא דבר נפוץ, מנהלי חברות רבות מתמודדים עם חריגה מתמדת בחשבונות הבנק העסקיים של החברה.
הרבה מאוד עצמאים מנסים להבין את הסיבות לחריגות בחשבונות העסק, לצמצמם את המינוס בחשבון ולהקטין את עלויות המימון הגבוהות שהם נדרשים לשלם מידי שנה – אבל המינוס נשאר והם סובלים מחריגות יומיומיות בחשבון
סכומי העמלות ובהן, ריבית החריגה, שעסקים בישראל משלמים מידי שנה לבנקים יכולים לנוע בין אלפים בודדים למאות אלפים בחברות (ואף מעבר לכך!) בחברות וארגונים גדולים.
הוצאות המימון הוא סעיף שלרוב נוטים להתעצבן ממנו אבל לא פועלים להקטנתו, כשבפועל יש אפשרות לשפר את התוצאות ולחסוך הרבה מאוד כסף בעזרת כמה דיוקים בניהול הכספים בעסק
כאמור, מרבית העסקים והחשבונות הפרטיים נמצאים במינוס, כלומר, הם מנצלים את המסגרת אשראי שקיבלו מהבנק, לפעמים, כמעט במלואה.
למרות שמאוד נוח וקל לנצל את המסגרת ולהיכנס למינוס, המסגרת (אותו מינוס מוכר וכואב) היא הלוואה לכל דבר ועניין, רק שלרוב מדובר בהלוואה יקרה מאוד!!
בגלל האופי והזמינות שלה, לא תמיד מודעים לה, לכן היא "נבלעת" במינוס, קשה יותר להיפטר ממנה ומשלמים עליה הרבה מאוד כסף שיכול היה לשמש את העסק לצמיחה והתפתחות.
הבשורה הטובה, היא שלמרות ש"ככה זה אצל כולם" אפשר גם אחרת!! בעזרת כמה פעולות פשוטות כל אחד יכול לוותר על המינוס ולחסוך בהוצאות המימון בעסק והבסיס לכך הוא הכרת המספרים בעסק.
אחד הכשלים בעסקים רבים הוא שהמספרים האמיתיים לא תמיד ברורים וידועים.למנהלים רבים יש תמונה כללית והערכות לגבי אופי ההכנסות וההוצאות בעסק אבל פעמים רבות המספרים לא מדוייקים. הפער שקיים בהערכות מנהלי החברה ביחס למספרים האמתיים הוא כמו מסננת בה "הקטנים" נוזלים. בעל העסק מפספס בצורה כזו הרבה הזדמנויות עסקיות אך יותר מכך, יש "נזילה" של כספים שלא מצליחים לעצור וכך כל חודש נוצר פער גדל והולך בתזרים העסק ובחשבונות הבנק המינוס רק הולך וגדל
לכן השלב הראשון בצמצום המינוס הוא לדעת מה המספרים האמיתיים בעסק (וזה נכון גם לגבי משק הבית) והשאלה הנשאלת היא איך עושים את זה
איך מבינים מה המספרים האמיתיים בעסק? איך מזהים מה המספרים המדוייקים איתם מתמודדים במהלך הפעילות העסקית?
מתחילים במאקרו, מהמספרים הכי "גדולים" והכי מכללים שיש בעסק
מבקשים מהרו"ח דוחות כספיים מפורטים – המטרה היא לראות את המספרים כפי שמוצגים בדוחות, לרבות הסעיפים השונים והפירוט לסוגי הוצאות כפי שמופיעים בדוחות הכספיים של החברה. תמונה תקופתית ורחבה לצד השוואה בין תקופות שונות תאפשר זיהוי הוצאות שביום יום נשכחות ומעל הכל תאפשר זיהוי שינויים ומגמות בפעילות העסק וברמת ההוצאות השונות
ואת הממצאים מתחילים לרכז…
- מהנתונים סננו סעיפי הוצאות ורשמו לכל סעיף הוצאה מה הממוצע החודשי בגינו. הקבילו לשנים קודמות אבל זכרו שהשנתיים האחרונות לא היו מייצגות. זהירות!!
- הפרידו את הוצאות המיסים לפי רשות. בקשו מהרו"ח או ממנהל הכספים הסבר לאופן התשלום, אחוזים, מקדמות וכו'. הוצאות הרשויות הוא סעיף משמעותי מאוד בהוצאות השוטפות של העסק שלרוב מתפספס ולא נלקח בחשבון בחישובים הכלליים שעושים
- כנ"ל לגבי הוצאות ארנונה, כיבוי אש, ביטוחים וכל אותם סעיפים שנתיים שבחשבון שוטף נוטים להיעלם או להישכח כי הם לא קבועים אבל מצטברים לסכומים לא מבוטלים מידי חודש ומידי שנה
בשלב השני נרד רזולוציה נוספת ונבחן את המספרים כפי שהם נראים בחשבונות הבנק של העסק
הוציאו מסמכים בנקאיים שיכולים לשפוך אור על הנתונים, בהם:
- ריכוז יתרות כדי לראות את התמונה הכוללת בחשבונות הנבק
- תדפיסי בנק לפחות 3 חודשים אחרוה כדי לבחון את צורת הפעילות ואת ניצול המסגרת לאורך החודשים
- פירוט הלוואות כדי להבין את תמות ההלוואות בעסק, את גובה ההחזרים החודשיים ואת הפריסות הקיימות
- הרשאות לחיוב חשבון כדי לדעת מהן ההוצאות הקבועות בחשבונות הנבק.
המטרה היא כאמור, לזהות את התנועות וההוצאות הקיימות בעסק. חשוב להבין, המספרים בחשבונות הבנק העסקיים הם מה שקורה בפועל בעסק, זו התמונה המייצגת ביותר למספרים בעסק ולתפקודו
בדקו הרשאות לחיוב חשבון – פעמים רבות יש הרשאות ישנות שמזמן שמשיכות לרדת והורדות קטנות שלא נלקחות בחשבון ותכנון התזרים (כי הן קטנות ושוליות, כי לא ידענו על קיומן או כי שכחנו מהן בגלל שהן ממש ישנות וזניחות) אבל יחד מצטברות לסכומים משמעותיים. אם יש הרשאות ישנות בטלו אותן
לגבי הרשאות פעילות כמו גם פירוט הלוואות רשמו את סעיף ההוצאה, הגוף המחייב, הסכום הממוצע (בהמשך תצטרכו גם את תאריך החיוב, אז תרגישו חופשי לציין אותו כבר עכשיו)
זהו בתדפיס אם יש תשלומים קבועים ופרטו אותם, הכוונה היא תשלומי משכורות, ספקים, רשויות, עמלות וכו' כל אותן הוצאות המבוצעות על בסיס כמעט קבוע שלא באמצעות הו"ק (העברות, צ'קים וכו'). שימו לב שיש חיובים שהם דו חודשיים ואף רבעוניים כמו חשמל, ארנונה, עמלות וכו'. רשמו אותם בציון מועד החיוב, לרבות אם יחוייבו בחודשים זוגיים או אי זוגיים
חסכונות ופקדונות הם לרוב סעיפי בחירה שבהמשך תדרשו להחליט לגביהם בהתאם לתזרים (על כך בהמשך)
בעסקים בהם אני מנהלת כספים במיקור חוץ ההפרשה לחיסכון נעשית בצורה יזומה על ידי בהתאם לתזרים אבל הסכום לחיסכון מופיע בתכנית העבודה על בסיס קבוע, זה מאפשר שליטה וחיסכון מיתרות זכות ולא מחריגה (גם על כך ארחיב בפעם אחרת)
משיכות מזומן – בחלק מהעסקים נמשכים מזומנים. חשוב לנהל עבורם רישום ולהבין למה מיועדים. בכל מקרה חשוב שסכום המשיכה הממוצע בחודש יילקח בחשבון בסך ההוצאות בחשבון הבנק המחושבות
ניתוח כרטיסי אשראי – בדומה לתדפיסי הבנק, המטרה היא לזהות חיובים בהו"ק, תשלומים שוטפים וממוצע חודשי כדי לדייק את הממצאים שנאספו עד כה
ריכוז המספרים – כשסיימתם לאסוף את כל המספרים, הכינו טבלה המרכזת את כל הממצאים ובה ציינו סעיף (אם תרצו אפשר גם פירוט נוסף), צורת תשלוםומועד תשלום (ישמש אתכם בהמשך) וסכמו את סך ההוצאות האמיתי של העסק. לנ"ל הוסיפו בלתי צפוי (שצפוי שיהיה) כאחוז מהסכום המתקבל
אם אתם מיודדים עם אקסל מומלץ להיעזר בו, המידע ישקף לכם את המספרים האמיתיים בעסק ויהווה את הבסיס לצמצום החריגות, הקטנת ניצול המסגרת וחיסכון בעלויות מימון
טיפ נוסף – בטבלה שהכנתם ציינו ליד כל סעיף גם את סוגו
- קבוע – סעיפים היורדים במועד ובסכום קבוע ללא קשר ישיר לפעילות העסק כמו שכירות, ארנונה וכו'
- משתנה – סעיפים היורדים בקביעות אך הסכום משתנים כמו משכורות, רשויות וכו'
- ישיר – סעיפים המושפעים ישירות מפעילות העסק, כמו חומרי גלם, שעות מכונות וכו'
- חריג – אלה סעיפים חד פעמיים כמו השקעה, תקלה חריגה וכו'
שיוך הסעיפים לסוגים תאפשר לכם להכיר את חלוקת ההוצאות, כמו מהן ההוצאות הקבועות, כמה תידרשו לשלם גם אם לא תעבדו כלל, מה נקודת האיזון בעסק וכו' אבל נראה לי שזה כבר לפעם אחרת
לסיכום… אפשר לצמצם את המינוס ואת הוצאות המימון הגבוהות בעזרת ניהול המספרים בעסק. הפעם התמקדנו בהכרת המספרים, ריכוז הממצאים והבנת הסכומים האמיתיים שצורכי העסק. ממש בקרוב אתמקד בניהול המספרים, התאמת תמונת האשראי, איזון נתונים ועוד
וכדי שאוכל לתת מענה מירבי אשמח לדעת למה לדעתכם כל כך הרבה עסקים ומשקי בית נמצאים תמיד במינוס ולמה לדעתכם כל כך קשה לצאת מהלופ השלילי הזה?
